În procesul de conectare și obținere a accesului la serviciile fiscale electronice, se verifica obligatoriu ca datele persoanei juridice și persoanelor cu funcție de răspundere, cum ar fi conducătorul și contabilul-șef , reflectate în pachetul de documente prezentat pe suport de hârtie, să corespundă cu datele din Registrele Informaționale de Stat și Sistemul Informațional al Serviciului Fiscal de Stat, iar în caz de necorespundere se solicita inițial efectuarea ajustărilor necesare la instituțiile de profil.

Procesul de conectare la serviciile fiscale electronice a persoanelor juridice, din anul 2011 și până la lansarea SIA „Cabinetul personal al contribuabilului” (CPC), se efectua la înaintarea solicitării în cadrul Direcțiilor de deservire fiscală sau la ghișeele IS „Fiscservinform”, reorganizată în IP „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe” (CTIF), în conformitate cu Instrucțiunile privind modul de prezentare a dărilor de seamă fiscale în formă electronică și modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice aprobate prin Ordinului IFPS nr. 698/2011, ulterior Ordinul IFPS nr. 183/2012, ulterior Ordinul IFPS nr. 1223/2014, ulterior Ordinul  SFS nr. 232/2017, ulterior Ordinul SFS nr. 62/2019. Prin fiecare Ordin ulterior se aprobau noi modificări la Ordinul precedent, întru completarea și îmbunătățirea procesului de conectare și utilizare a serviciilor fiscale electronice descrise în instrucțiune.

Din anul 2020, conectarea și obținerea accesului la serviciile fiscale electronice s-a automatizat în totalmente, prin implementarea și lansarea sistemului „Cabinetul personal al contribuabilului” (CPC), pașii parcurși în sistem fiind efectuați individual de către persoanele responsabile a persoanei juridice.

Prin intermediul CPC, conducătorul persoane juridice poate acorda, modifica, suspenda, în mod individual, accesul la serviciile fiscale electronice pentru persoanele responsabile din cadrul entității raportoare.

Autentificarea în cadrul sistemului CPC, în conformitate HG nr. 1090/2013,  efectuează doar prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare și control al accesului (MPass). Astfel, Serviciul Fiscal de Stat, conformându-se la HG menționată supra, nu a implementat metoda de autentificare cu credențiale (e-mail/login și parolă), care de curând va fi exclusă de pe portalul www.servicii.fisc.md.

Dat fiind faptul că autentificarea prin MPass se efectuează cu aplicarea semnăturii electronice, persoanele nerezidente, în calitate de conducători ai persoanelor juridice, care au obținut accesul în baza codului fiscal atribuit de SFS, nu dispun de posibilitatea accesării serviciilor fiscale electronice prin CPC și, respectiv, de posibilitatea modificării contabilului-șef și/sau a altor persoane responsabile cu drept de acces la serviciile fiscale electronice.

Pentru autentificare prin MPass în cadrul sistemului CPC, persoana nerezidentă urmează să obțină semnătura electronică, care conform art. 31 din Legea nr. 91/2014 privind semnătura electronică și documentul electronic, trebuie să conțină datele de identificare, cum ar fi: numele, prenumele și codul unic de identificare a persoanei fizice (IDNP). Procesul de eliberare a semnăturilor electronice pentru persoanele nerezidente în baza codului fiscal atribuit de SFS, a fost stopat din moment ce s-a stabilit prin HG nr. 414/2018 că Instituția publică „Serviciul Tehnologia Informației și Securitate Cibernetică” (STISC) va crea și va gestiona infrastructura unică a cheii publice a Guvernului, ca Centrul unic de certificare al Guvernului.

Documentul necesar persoanei nerezidente pentru obținere semnăturii electronice este buletinul de identitate, dacă îl deține, sau certificatului de confirmare a statutului străinului în RM / adeverința privind atribuirea numărului de identificare de stat (IDNP), prin care se confirmă codul IDNP deținut de către acesta. Instituția care asigură evidența și eliberarea actelor ce confirmă identitatea persoanelor nerezidente este Biroul de Migrațiune și Azil (BMA) din cadrul Ministerului Afacerilor Interne. Conform art. 3 și art. 72, alin. (1) din Legea nr. 200/2010 privind regimul străinilor în RM, BMA exercită atribuții cu privire la regimul străinilor în RM, precum și la gestionarea evidenței străinilor cărora li s-a acordat dreptul de ședere în RM, ori cărora li s-a recunoscut statutul de apatrid. De asemenea, potrivit prevederilor art. 6, alin. (1), lit. d) și alin. (3), lit. e) din Legea cu privire la Poliția de Frontieră nr. 283/2011, aceasta asigură evidența, inclusiv automatizată, a persoanelor care au traversat frontiera de stat, acordă asistență și servicii, inclusiv eliberarea informației cu privire la trecerea frontierei de stat de către persoane.

Certificatului de confirmare a statutului străinului în RM / Adeverința privind atribuirea numărului de identificare de stat (IDNP)  poate fi solicitată la unul din ghișeele BMA (lista ghișeelor poate fi accesată pe linkul http://bma.gov.md/ro/servicii-teritoriale) sau la înaintarea unei solicitări prin e-mail - migratie.sd@bma.gov.md. La mesaj se vor anexa următoarele documente:

Urmare a obținerii de către conducătorul nerezident a semnăturii electronice, în procesul de autentificare prin MPass în cadrul CPC, datele din semnătura electronică se verifică cu datele din Registrele Informaționale de Stat și în cazul în care se identifică după INDP, nume și prenume că persoana fizică este înregistrată ca conducător la una sau mai multe persoane juridice, acestea se asignează la contul de utilizator și se oferă automat acces la serviciile fiscale electronice pentru toate persoanele juridice. La capitolul dat, este de remarcat faptul că dacă la Agenția Servicii Publice (ASP) s-a înregistrat în Registrul de Stat al Unităților de Drept (RSUD) datele conducătorului persoanei juridice cu seria și numărul pașaportului străin, date diferite de IDNP, sistemul CPC nu va identifica  automat compania și utilizatorul nu va dispune de posibilitatea accesării acesteia în CPC. Astfel, se necesită efectuarea modificării datelor conducătorului la ASP și ulterior autentificarea repetată în cadrul CPC.

Menționăm că, conform art. 33 din Legea Nr. 220/2007 privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice și a întreprinzătorilor individuali, în registrul de stat al persoanelor juridice trebuie să fie înscrise datele privind numele, prenumele și IDNP-ul administratorului persoanei juridice, și nu seria și numărul pașaportului străin.

Ca rezumat a celor menționate, persoana nerezidentă care a obținut accesul la serviciile fiscale electronice în baza codului fiscal atribuit de SFS, dar necesită să acceseze sistemul CPC pentru modificarea persoanelor responsabile de prezentare a dărilor de seamă fiscale, urmează să efectueze inițial următorii pași:

 Autentificat deja în CPC de pe portalul www.sfs.md, conducătorul persoanei juridice, conform Regulamentului aprobat prin Ordinul SFS nr. 125/2020, are posibilitatea acordării și modificării accesului persoanelor responsabile din partea contribuabilului, precum și împuternicirea de gestionare în cadrul SIA CPC a accesului de către o altă persoană din partea contribuabilului. Pentru aceasta se va accesa compartimentul „Companii” și rolul de „Administrator”.

Identificarea persoanelor responsabile ale contribuabilului și gestionarea accesului la serviciile fiscale electronice pentru aceștia se va efectua de către conducătorul cu rol de administrator, în mod individual, sau de către persoana împuternicită de către acesta cu gestionarea accesului, în cadrul sistemului. Procesul de oferire și suspendare a accesului se efectuează în rubrica „Gestionare acces”.

În cazul în care se necesită modificarea sau suspendarea accesului pentru o persoană din listă, se va accesa pe numele și prenumele persoanei, apoi se va bifa sau debifa serviciile necesare, se va indica motivul modificării sau suspendării și se va salva operațiunea.

Astfel, pentru oferirea accesului unui nou contabil-șef, se va exclude și se va suspenda accesul pentru vechiul contabil-șef. La debifarea tuturor serviciilor și salvarea operațiunii, vechiul contabil-șef va fi exclus din lista persoanelor ce dețin acces, se va bloca accesul la servicii și se va exclude compania din cabinetul personal al acestuia.

În cazul în care se necesită adăugarea unei noi persoane responsabile, unui nou contabil-șef, se va accesa opțiunea „Adaugă un nou membru”, se va completa datele IDNP, Nume și Prenume în boxele separate și se va accesa opțiunea „Caută”, se va bifa rolul în cadrul sistemului și serviciul sau serviciile la care se oferă acces. În final se indică motivul, cum ar fi numărul și data ordinului de numire în funcția de contabil-șef sau cel de împuternicire și se salvează operațiunea.

În dreptul rolului oferit în cadrul sistemului CPC pentru persoana responsabilă se afișează un mesaj cu textul „În așteptare”. Mesajul dat se va menține până în momentul în care accesul oferit de către administratorul persoanei juridice nu va fi acceptat de către persoana responsabilă. Astfel, conducătorul va fi la curent dacă a fost sau nu acceptat accesul oferit.

La rândul său, persoana responsabilă/împuternicită de utilizarea serviciilor fiscale electronice va semna electronic confirmarea de acceptare a accesului la serviciile fiscale electronice și/sau împuternicirii oferite și a prelucrării datelor cu caracter personal de către conducătorul și/sau persoana împuternicită cu gestionarea accesului, precum și acceptarea nemijlocită a Regulamentului aprobat prin Ordinul SFS nr. 125/2020. Pentru acceptarea accesului oferit, persoana responsabilă se va autentifica în cadrul sistemului CPC, va accesa compartimentul „Companii” și va accesa pe opțiunea cu rolul de culoare albastru deschis.

Accesul poate fi respins de către persoana responsabilă sau acceptat. În cazul acceptării se va lansa procesul de semnare a regulamentului prin intermediul serviciului MSign, cu aplicarea semnăturii electronice deținute de către persoana respectivă.

Urmare a tuturor acțiunilor menționate, contabilul-șef sau o altă persoană responsabilă pentru care s-a oferit accesul la serviciile fiscale electronice va dispune de posibilitatea accesării acestora din cabinetul său personal. Serviciile pentru care conducătorul nu a oferit accesul, vor conține mesajul informativ sub denumirea serviciului, și anume „Nu sunteți abonat la acest serviciu”.

Totuși, există situații în care conducătorul – persoană nerezidentă, nu a traversat niciodată frontiera RM și nu deține cod unic de identificare IDNP, iar pentru administrarea persoanei juridice a împuternicit prin procură autentificată notarial o altă persoană care se află pe teritoriul RM. Soluție pentru cazurile respective întru obținerea și gestionarea accesului la serviciile fiscale electronice prin CPC ar fi numirea și înregistrarea la ASP în RSUD a unui conducător  suplimentar la cel care este deja înregistrat, căruia i-a fost atribuit cod unic de identificare – IDNP. Ulterior, conducătorul respectiv va dispune de posibilitatea autentificării prin MPass în cadrul sistemului CPC, iar în momentul autentificării sistemul automat va verifica datele din registrele informaționale de stat cu datele din semnătura electronică și va asigna automat persoana juridică la care acesta este înregistrat ca conducător. În cadrul sistemului, conducătorul deja va efectua operațiunile de obținere și modificare a accesului la serviciile fiscale electronice, împuternicire a persoanelor responsabile, accesarea sistemelor informaționale etc. conform descrierii relatate mai sus. Adresări sau cereri suplimentare către Serviciul Fiscal de Stat nu sunt necesare, procesul fiind automatizat din partea autorității fiscale, în deplină măsură.

Ținând cont de faptul că în anul 2021 va fi suspendată metoda de autentificare cu credențiale pe portalul www.servicii.fisc.md, iar procesul de obținere a actelor necesare, semnăturii electronice, de modificare a datelor etc. poate dura în timp, personalelor juridice a cărui conducător este persoană nerezidentă, precum și altor contribuabili, se recomandă să utilizeze serviciile fiscale electronice doar prin intermediul CPC, întru asigurarea faptului că la suspendare metodelor alternative de accesare a serviciilor fiscale electronice nu va fi în imposibilitate de prezentare a dărilor de seamă fiscale prin SIA „Declarație electronică”.