26
05 2014
6287

Optimizarea cheltuielilor companiei prin exemple reale

O afacere de succes este o combinaţie dintre idei inovative, investiţii, angajaţi calificaţi şi un management eficient. Pe timp de criză, însă, mulţi antreprenori recurg la optimizări pentru a-şi reduce cheltuielile şi rămâne stabili pe piaţă. Puţini însă ştiu că există metode mai puţin drastice, pentru sporirea profitului companiei şi diminuarea unor cheltuieli, care la prima vedere par a fi neînsemnate. În continuare vă prezentăm câteva idei de optimizare a costurilor într-o companie. Consumul eficient de energie electrică. Înlocuirea becurilor vechi cu unele economice şi ecologice, este soluţia potrivită pentru a reduce factura pentru energia electrică. Pe lângă faptul că folosesc mai puţin curent electric, becurile ecologice au o durată de viaţă mai lungă. Potrivit unui simplu calcul matematic, un singur bec poate aduce o economie de până la 200 lei pe an la factura de energie electrică. La prima vedere este o sumă insignifiantă dar când sunt însumate toate cheltuielile, rezultă o economie substanţială. Şi nu trebuie uitată regula de aur: Stingeţi becurile după ce ieşiţi din birou! Utilizarea rezonabilă a spaţiilor de muncă. Mulţi antreprenori îşi doresc încăperi spaţioase, însă, puţini dintre ei se gândesc la utilitatea acestora. Un oficiu mare necesită şi cheltuieli de întreţinere înalte. Din acest motiv trebuie utilizat la maximum spaţiul existent. Este important de luat în calcul costurile de arendă la identificarea oficiului. Mulţi antreprenori tind să-şi arendeze un oficiu în centrul oraşului, însă realitatea arată că nu este deloc comod atât pentru lucrătorii companiei, cât şi pentru cei care îi vizitează: preţul ridicat al arendei, ambuteiaje, lipsa parcărilor, preţuri mai mari în localuri, etc. Dacă aveţi însă în posesie un spaţiu mai mare, atunci subînchirierea spaţiului de birouri poate aduce economii serioase la bugetul companiei. Munca de la distanţă (telework). Un sondaj, realizat de compania „Cisco” din România, la care au participat aproape 2000 de angajaţi, a arătat că programul flexibil şi lucrul de la distanţă sporeşte productivitatea companiei şi permite antreprenorilor de a realiza economii ce ţin de salariile angajaţilor şi costul pentru transport. Circa 67% dintre participanţii la sondaj au comunicat că utilizând acest mod de lucru, calitatea generală a muncii lor s-a îmbunătăţit, iar 83% din respondenţi au afirmat că posibilitatea de a colabora cu colegii de muncă a fost aceeaşi. Dacă te întrebi cum poate să lucreze un angajat de la distanţă, fără să fie conectat la reţeaua internă a companiei, atunci poţi afla că soluţia este o reţea virtuală privată („VPN”). Acest serviciu permite angajaţilor companiei să acceseze reţeaua internă prin intermediul unui ”tunel” securizat privat. În Moldova sunt multe companii care oferă „VPN”, însă când vine vorba să faci alegerea corectă atunci e bine să cauţi după următorii factori: accesibilitate, diversitatea tehnologiilor şi securitate. La moment, compania cu cea mai dezvoltată infrastructură în republică este Moldtelecom-ul, care prestează servicii „VPN” pe întreg teritoriul ţării, atât prin „ADSL” şi fibră optică, cât şi „VPN” mobil prin intermediul reţelei „Unite3G”. Reducerea cheltuielilor pentru convorbirile telefonice. Valeriu Iordachi este vicedirectorul Centrului Informaţional Agricol, structură responsabilă de colectarea şi procesarea datelor de pe piaţa agricolă, precum şi de implementarea serviciului „e-Agricultură”. Întreprinderea numără aproape 200 de angajaţi, iar Valeriu Iordachi spune că noile soluţii tehnologice sunt vitale pentru reducerea anumitor costuri în companie. Valeriu Iordachi, vicedirector Î.S. „Centrul Informaţional Agricol”:
Aproape o treime din angajaţii noştri au oficii în centrele raionale, astfel orice suport pentru problemele la nivel informaţional sau tehnic este oferit prin telefon. Pentru a optimiza cheltuielile privind serviciile de telefonie mobilă, am analizat ofertele tuturor operatorilor din ţară şi am ales „Unité”. Datorită acestei alegeri, am reuşit să reducem costurile pentru convorbirile telefonice cu aproape 70%, fiindcă angajaţii companiei noastre vorbesc în mare parte între ei, iar aceste convorbiri sunt gratuite.
Studiile de specialitate au demonstrat că substituirea electronicelor vechi cu modele mai noi, reduc considerabil consumul de apă şi energie electrică, aparatele noi consumând cu 40-60% mai puţină energie decât consumă modelele de acum 10-15 ani. Renunţarea la hârtie. Aceste cheltuieli, fiind mici, niciodată nu se observă în cadrul unui birou. Toată lumea printează foi doar pe o parte sau scriu pe o foaie doar câteva cuvinte şi apoi le aruncă. În acelaşi timp, există multe servicii care nu doar permit reducerea consumului de hârtie, dar şi uşurează munca de birou. Începeţi să comunicaţi cu colegii şi cu angajaţii mai mult prin e-mail. În situaţia când aveţi un document care este nevoie să-l daţi mai multor persoane, nu-l multiplicaţi, ci scanaţi-l şi expediaţi-l prin poşta electronică. Este mult mai simplu, ajunge mai repede, nu se pierde şi dacă totuşi va avea nevoie cineva de varianta pe hârtie şi-o poate tipări singur oricând. Un alt instrument foarte necesar la birou este şi faxul, care la rândul său reprezintă un risipitor de hârtie. Mai nou însă, puteţi să renunţaţi la aparatele tradiţionale de fax şi să primiţi faxurile pe e-mail. Cine poate avea un astfel de fax pe e-mail? Oricine, pentru că este Gratuit. "Fax to E-mail”- permite recepţionarea pe e-mail a mesajelor fax de la orice fax din ţară şi din străinătate, prin intermediul unui număr de telefon non-geografic. Elena Cornea, administrator SRL „ARCLOG”:
Întreprinderea noastră oferă servicii de logistică şi transporturi internaţionale. Serviciul „Fax to E-mail” de la „Moldtelecom” ne permite să economisim timp şi hârtie, dar este şi foarte comod, pentru că primim faxurile pe e-mail şi putem să le vedem de la orice calculator, din birou sau de acasă.
Mai multe zile de concediu pentru angajaţi. O altă soluţie necostisitoare este vacanţa de Crăciun. De obicei firmele plătesc angajaţilor prime de Crăciun, dar pentru a nu sărăci bugetul cu o sumă mare dintr-o singură dată, soluţia ar fi câteva zile în plus de concediu plătit, în cursul anului viitor. Metodele descrise mai sus sunt deja aplicate de mai multe companii din Republica Moldova şi le aduc acestora un plus de valoare, profit şi succes. Studiile de specialitate au demonstrat că, implementarea soluţiilor de optimizare de costuri, garantează o creştere a profitului de până la 25%.

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.