Actul notarial în formă de document electronic se va întocmi cu respectarea condițiilor de procedură stabilite de Legea nr. 69/2016 cu privire la organizarea activității notarilor, Legea privind identificarea electronică și serviciile electronice și Regulamentul aprobat de Ministerul Justiției după consultarea Camerei Notariale.

Ministerul Economiei a elaborat, cu suportul Consiliului Economic de pe lângă Prim-ministru și USAID Moldova, proiectul de lege pentru modificarea unor acte normative, care are obiectivul de revizuire a modului de reglementare a proceselor de interacțiune existente, în special între notari și beneficiarii de servicii notariale, cu dezvoltarea posibilităților de interacțiune la distanță și, corespunzător, valorificarea la maximum a rezultatelor actuale ale dezvoltării tehnologice. Proiectul a fost inclus pe ordinea de zi a ședinței secretarilor de stat și urmează a fi propus pentru consultări publice.

Astfel, în condițiile aprobării proiectului în redacția propusă de autor, semnătura electronică calificată a notarului, aplicată pe actul notarial electronic, va substitui ștampila și semnătura olografă a acestuia.

Noile reglementări, care vor suplini Legea nr.69/2016, stabilesc că actul notarial în formă de document electronic va putea fi întocmit dacă notarul și toți participanții vor fi de acord, vor asigura prezența simultană și vor putea comunica față în față prin intermediul mijloacelor electronice de comunicare și vor deține semnătura electronică calificată. Comunicarea la distanță nu va putea desfășurată dacă cel puțin unul din participanți nu este de acord cu o astfel de comunicare sau dacă nu va deține mijloacele tehnice necesare. Condițiile date nu se vor considera realizate dacă cel puțin una dintre părți sau notarul nu vor asigurat în mod neîntrerupt percepția vizuală și auditivă pe parcursul desfășurării acțiunii.

În formă de document electronic nu vor putea fi întocmite astfel acte notariale ca certificarea aflării persoanei în viață sau a aflării unei persoane într-un anumit loc; numirea, în cazurile prevăzute de lege, a custodelui sau a administratorului masei succesorale; asigurarea probelor; organizarea şi desfăşurarea licitaţiilor, certificarea etapelor procedurale ale licitaţiilor sau ale rezultatelor acestora; autentificarea testamentelor; primirea testamentului și a altor documente pe suport de hârtie la păstrare; acte de protest al cambiilor; acte de protest al cecurilor în caz de neplată; alte cazuri prevăzute de lege.

Totodată, proiectul prevede că modul de inițiere, desfășurare, încheiere a ședințelor de comunicare la distanță, precum și semnarea actelor notariale întocmite în formă de document electronic se vor stabili de Ministerul Justiției după consultarea Camerei Notariale.

Proiectul stabilește că notarul va putea refuza întocmirea unui act notarial la distanță în cazul existenței dubiilor cu privire la certitudinea identificării solicitantului sau a altor participanți; unei situații când, potrivit convingerii notarului, stabilirea voinței participanților sau explicarea conținutului și efectelor juridice ale actului solicitat impune necesitatea prezenței fizice a participanților; identificării unui risc, ținând cont de natura, scopul actului sau valoarea acestuia. Decizia notarului de a nu îndeplini actul notarial la distanță nu va putea fi contestată.

În cazul întocmirii actelor notariale prin comunicarea la distanță, identitatea participanților se va stabili cumulativ prin actul de identitate și prin programul de identificare electronică (eKYC - Electronic Know Your Customer), cu confruntarea obligatorie a informației cu datele din Registrul de stat al populației. Stabilirea și verificarea identității participanților de către notar se va face în conformitate cu rigorile Legii nr. 69/2016, în baza imaginii video și semnalului audio transmise prin mijloacele electronice de comunicare. La începutul fiecărei ședințe, fiecare participant se va identifica și va prezenta spre vizualizare actul său de identitate, inclusiv va transmite notarului copia acestuia.