19
09 2014
4569

Ghid etapizat de utilizare a SIA „e-Factura”

„SIA „e-Factura” este unul dintre cele mai solicitate servicii guvernamentale, fiind lansat la 11.02.2014 de Guvernul Republicii Moldova în parteneriat cu Serviciul Fiscal de Stat, cu suportul IP „Centrul de Guvernare Electronică” şi al Î.S. „Fiscservinform”.

În 5 luni de la implementare, acest serviciu a fost accesat de 1 250 de companii (1 508 utilizatori unici). În perioada de referință au fost generate 5 006 de facturi, cu valoarea totală de 78 979 859,67 lei, inclusiv T.V.A.

La elaborarea acestui serviciu am dorit să valorificăm avantajele oferite de tehnologiile informaționale pentru a contribui la modernizarea şi eficientizarea interacțiunii între toate părțile participante la tranzacția economică. Respectiv, factura electronică oferă utilizatorilor o serie de beneficii indiscutabile, printre care: creşterea operativității de documentare a tranzacției efectuate, sporirea productivității muncii, reducerea cheltuielilor de imprimare a facturilor şi facturilor fiscale, excluderea riscului de pierdere a formularelor facturilor create electronic. Mai mult ca atît, factura electronică are aceeaşi putere juridică ca şi factura tradițională, pe suport de hîrtie, iar procesele de lucru în cadrul sistemului informațional automatizat „e-Factura” au fost proiectate astfel, încît asigură securitatea tranzacției facturate electronic şi protecția datelor personale.

Lansarea serviciului în exploatare industrială se preconizează pentru ianuarie 2015 şi presupune utilizarea „e-Facturii” la scară națională.

Concomitent, potrivit Hotărîrii Guvernului nr. 294 din 17.03.1998 începînd cu 1 septembrie 2014 toate autoritățile publice vizate vor emite, în mod obligatoriu, facturi şi facturi fiscale electronice exclusiv prin intermediul sistemului automatizat „e-Factura”. Astfel, pentru a facilita suplimentar exploatarea „e-Facturii” prezentăm în continuare ghidul de utilizare pas cu pas al acestui serviciu.” — comunică Vitalie Coceban, Administratorul Î.S. „Fiscservinform”.

Serviciul „e-Factura” este disponibil pe pagina web servicii.fisc.md şi poate fi utilizat doar după semnarea acordului de conectare la serviciile electronice fiscale. Posesorii semnăturilor electronice au acces automat la serviciu.

Deci, pentru a beneficia de avantajele oferite de serviciul dat, potențialii utilizatori, trebuie să se înregistreze în sistem, prin parcurgerea următorilor paşi:



1. Accesați portalul serviciilor electronice fiscale — servicii.fisc.md;



2. În partea de sus a interfeței portalului folosiți butonul „Autentificare” pentru a deschide formularul de autentificare;



3. Introduceți login-ul (adresa e-mail) şi parola Dvs. în formularul de autentificare şi accesați opțiunea „Autentificare”.



4. Selectați din lista serviciilor SIA „e-Factura”

Ulterior, Veți fi transferați spre pagina principală a SIA „e-Factura” şi astfel puteți exploata funcționalitățile serviciului. Avînd în vedere că agentul economic poate fi în ipostaza oricărui subiect al procesului de facturare — furnizor, transportator, cumpărător, interfața serviciului prevede 3 compartimente pentru fiecare din rolurile enunțate.



Astfel, furnizorul şi cumpărătorul, dispunînd de semnături electronice pot semna on-line formularele expediate şi recepționate, respectiv asigura evidența facturii în Registrul său. În caz că tranzacția facturată presupune existența transportatorului, rolul acestuia se rezumă doar la semnarea facturii eliberate de furnizor, pe care o poate vizualiza la orice etapă de operare (accesînd compartimentul „Eu sunt Transportator”, rubrica „Suplimentar” şi opțiunea „Vizualizați starea”). Specificul serviciului constă şi în aceea că permite utilizarea facturilor electronice şi în cazul cînd doar furnizorul este abonat la acest serviciu. În acest caz, furnizorul va putea genera formularul facturii în format electronic, să imprime documentul şi să-l prezinte beneficiarului pe suport de hîrtie simplă, securizată cu QR cod, dar nu factura/factura fiscală tradițională. Codul criptează o serie de informații, necesare pentru a determina dacă această factură într-adevăr a fost generată de agentul economic.

În contextul dat, menționăm că Sistemul este foarte simplu în utilizare şi prevede două situații posibile, după cum urmează:

I. Completarea facturii fiscale în cazul cînd cumpărătorul nu este înregistrat în sistemul „e-Factura”:

A. Completarea formularului facturii/facturii fiscale



1. Tastați compartimentul „Eu sunt Furnizor”



2. Alegeți opțiunea de perfectare a unei facturi sau facturi fiscale noi, adică din statut „Facturi noi” accesați butonul „Creează factură fiscală”;



3. Completați datele necesare;



4. Salvați şi închideți formularul creat, utilizînd butonul „Salvează şi închide”;

Pînă la semnarea facturii electronice, aceasta poate fi supusă modificărilor sau poate fi ştearsă din sistem, folosind opțiunile corespunzătoare din meniul serviciului.

B. Semnarea facturii/facturii fiscale





5. Selectați formularul dorit, salvat în statutul „Facturi noi” şi accesați butonul „Semnează”. La tastarea acestei opțiuni, Veți fi redirecționați spre pagina web a Serviciului guvernamental de semnare „Msign”;



6. Selectați una din metodele de semnare — semnătura mobilă, semnătura electronic eliberată de Centrul de Telecomunicații Speciale sau semnătura Serviciului Fiscal de Stat, eliberată de Î.S. „Fiscservinform”;



7. În cazul selectării metodei de semnare – „Semnătura serviciului fiscal” — introduceți parola Dvs.;



8. După semnare veți fi redirecționat spre „e-Factura”. Iar factura/factura fiscală creată va nimeri în statutul „Aplicată prima semnătură” şi astfel i se atribuie serie şi număr;



9. Selectați factura/factura fiscală şi aplicați a doua semnătură. După realizarea procedurii date documentul va trece în statutul „Finisate”. A doua semnătură se aplică pentru a conferi putere juridică facturii, a securiza suplimentar procesul, dar şi în vederea protejării datelor introduse;



10. După semnare aveți opțiunea de a vizualiza formularul completat, a-l descărca în format „XML” sau să anulați factura, indicînd obligatoriu motivul anulării;

Specificăm că după semnarea sau expedierea facturii aceasta nu poate fi modificată, ci doar anulată. Astfel, ea va nimeri în rubrica „Anulate”. Dacă este necesar ajustarea facturii anulate se alege opțiunea „Redeschiderea pe baza facturii anulate” din rubrica menționată şi se introduc completările necesare. Apoi salvați factura, tastînd butonul „Salvează” şi în rezultat factura modificată trece în statutul „Facturi noi”. În rezultat, acest formulat poate fi semnat şi expediat către cumpărător.

C. Imprimarea facturii/facturii fiscale





11. Selectați factura sau factura fiscală și accesați butonul „Imprimă”, apoi selectați orientarea documentului imprimat (verticală sau orizontală);



12. Descărcați documentul PDF cu datele facturii;



13. Tipăriți documentul pentru a-l prezenta cumpărătorului.

La orice moment de timp puteți vizualiza operațiunile efectuate cu factura creată, utilizînd butonul „Suplimentar” şi opțiunea „Vizualizați starea”.

II. Completarea facturii fiscale în cazul cînd cumpărătorul este înregistrat în sistemul „e-Factura”:

Primele două etape: A. „Completarea formularului facturii/facturii fiscale” şi B. „Semnarea facturii/facturii fiscale” presupun efectuarea aceloraşi activități care sunt descrise pentru cazul cînd doar furnizorul este înregistrat în sistem. După finisarea procesului de semnare, subiecții „e-Facturii” urmează procedura prezentată în continuare.

C. Expedierea facturii/facturii fiscale către cumpărător:



1. Din statut „Aplicată a doua semnătură”, selectați factura/factura fiscală și accesați butonul „Expediază”;



2. Confirmați că doriți să expediați factura/factura fiscală prin tastarea butonului „Expediază” din fereastra afişată „Expediază la cumpărător” sau selectați opțiunea „Anulare” pentru a amâna procesul;





3. După ce factura/factura fiscală este expediată, la furnizor documentul va nimeri în statutul „Expediate la Cumpărător”. Concomitent, la cumpărător aceasta va nimeri în compartimentul „Eu sunt Cumpărător”, şi anume în statutul „Pentru acceptare”;



4. La accesarea facturii/facturii fiscale recepționate, cumpărătorul are posibilitatea de a accepta factura sau de a o respinge, indicînd obligatoriu motivul;

D. Semnarea facturii/facturii fiscale de către Cumpărător:



În compartimentul „Eu sunt Cumpărător”, se selectează factura/factura fiscală și se accesează butonul „Semnează”. În continuare Beneficiarul parcurge paşii 5, 6 şi 7 expuşi mai sus.

După finisarea acțiunii de semnare de către cumpărător, ea va trece atît la furnizor, cît și la cumpărător în statutul „Finisate”, ce va însemna că factura/factura fiscală a parcurs tot ciclul de înregistrare în sistemul „e-Factura”.

Anularea facturilor fiscale/facturilor

În unele cazuri agenții economici, utilizatori ai sistemului pot anula facturile fiscale/facturile create.

Anularea înregistrărilor poate fi efectuată doar de agentul economic furnizor, care a emis (creat) facturile fiscale/facturile. Pentru a efectua anularea facturilor fiscale/facturilor parcurgeți următorii paşi:



1. Din profilul paginii principale selectați opțiunea „Eu sunt Furnizor”, după care alegeți înregistrarea/înregistrările facturii/facturilor pe care doriți să le anulați;



2. Selectați înregistrarea/înregistrările din listă şi din rubrica „Suplimentar” apăsați „Anulează”;



3. Pentru a finaliza procesul în formularul de anulare, afişat pe ecranul Dvs. introduceți motivul anulării facturii sau facturii fiscale, după care apăsați butonul „Anulează factura”;



Formularul anulării va fi închis, iar înregistrarea facturii fiscale/facturii va trece în lista facturilor anulate (compartimentul „Anulate”).

Acest ghid reprezintă variantă simplificată pentru a servi suport accesibil utilizatorilor serviciului „e-Factura”. Informații detaliate şi lecții video puteți găsi pe site-ul servicii.fisc.md.
În prezent SIA „e-Factura” este în exploatare experimentală. Respectiva etapă prevede eliminarea neconformităților depistate în faza pilot (11.02.2014-01.06.2014), ajustarea amplă la sistemele de contabilitate corporativă a companiilor şi adaptarea cadrului metodologic la aceste modificări. Drept urmare, în cadrul acestui sistem se realizează un şir de ajustări, care pentru moment sunt în faza de testare.

Una dintre aceste îmbunătățiri se referă la integrarea sistemelor de contabilizare a agenților economici cu SIA „e-Factura”. Această conexiune va asigura comunicarea directă, prin importarea datelor din sistemele de evidență contabilă, fără a fi necesară interacțiunea utilizatorului cu interfața „e-Facturii”. Totodată, sistemul va oferi posibilitatea efectuării operațiunii de retur de mărfuri şi servicii prin emiterea facturilor fiscale şi facturilor de expediție, anularea facturilor fiscale şi facturilor de expediție, emiterea facturilor fiscale şi facturilor de expediție către persoane fizice, autorități publice şi nerezidenți.

Etapa finală — de lansare în exploatare industrială, este planificată pentru ianuarie 2015 şi se propune a extinde segmentul utilizatorilor serviciului, prin includerea tuturor contribuabililor care fac obiectul livrărilor în baza de factură sau factură fiscală

Elaborat de:

Direcția dezvoltare proiecte
Î. S. Fiscservinform

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.