11
03 2015
1026

Ce sa nu scrii intr-un e-mail. Lucruri de evitat atunci cand compui un e-mail

Cu totii trimitem zilnic cel putin cateva e-mailuri. Acestea au devenit atat de comune in viata noastra incat nici nu ne mai gandim inainte sa apasam Trimitere. Dar ai stat vreodata sa te gandesti ca reputatia ta profesionala poate avea de suferit in urma unul e-mail?

Din aceasta cauza, trebuie sa iei foarte in serios aceste mesaje. Daca faci greseli de scriere sau daca mesajul tau poate fi interpretat gresit, iti pui in pericol cariera.

Ca sa te ajutam putin, noi iti spunem ce sa nu scrii niciodata intr-un e-mail:

Fii atent la formulele de salut. Daca este pentru prima oara cand ii scrii cuiva, saluta-l intr-un mod formal, si numai dupa ce raspunde poti modifica felul in care saluti in functie de raspunsul primit. De exemplu, daca cineva se semneaza doar cu prenumele la sfarsit, in mesajul urmator poti face si tu acelasi lucru.

Atentia cui trimiti mesajul, pe cine pui in CC si in BCC. Gandeste inainte sa trimiti. Cati oameni trebuie sa citeasca mesajul tau? Trimite-l catre oamenii care trebuie sa-l citeasca neaparat, iar in CC pune-i pe aceia care ar trebui sa citeasca mesajul, dar nu in amanunt, pentru ca nu ei sunt aceia care ar trebui sa ia actiune. BCC-ul ar trebui folosit rareori.

Renunta la emoticoane si abrevieri. Acestea pot fi folosite doar daca cunosti bine persoana careia ii este destinat mesajul, si doar daca esti sigur ca nu vei fi inteles gresit. In rest, renunta la ele.

Semnaturi greu de citit. Felul in care te semnezi ar trebui sa fie destul de standard si usor de citit, fiindca scopul este ca recipientul sa-ti gaseasca usor datele de contact. Nu folosi multe culori si fonturi, pentru ca nu transmiti mesajul ca esti profesionist.

Citate personale. Multi oameni prefera sa foloseasca un citat in semnatura pentru a-si exprima credintele sau personalitatea, dar acesta nu este cel mai bun loc in care sa o faci. Pastreaza-ti credintele personale pentru conturile de social media, si e-mailurile neutre. Nu stii niciodata in ce crede cel care iti citeste mesajul, si nu vrei sa iti antagonizezi seful sau un potential client.

Limbaj prea relaxat. Dupa ce ai terminat de scris, citeste ce ai scris incet si verifica atat greselile de scriere, cat si claritatea mesajului. Daca e-mailul tau suna ca si cum ai vorbi cu cel mai bun prieten, rescrie-l intr-un mod formal, asa cum ar trebui sa sune o scrisoare profesionala.

Clarifica e-mailurile carora le dai Forward. Verifica cui le trimiti si asigura-te ca sunt persoanele potrivite, apoi scrie la linia de subiect un mesaj care reflecta continutul mesajului. Daca inca nu e clar de ce trimiti acel mesaj mai departe, explica acest lucru la inceputul e-mailului.

Fii atent la atasamente. Cand atasezi un fisier, explica ce este acesta, pentru ca oamenii sa poata sa decida repede daca ar trebui sa il deschida sau nu. Oamenii primesc mult e-mailuri, si nu au timp sa deschida fiecare atasament.

Toti acesti pasi sunt foarte importanti daca vrei sa fii vazut ca un profesionist la locul de munca. Desi poate munca nu este mereu serioasa, e-mailurile tale ar trebui sa fie.

via | www.catalog-cursuri.ro

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.