09
03 2015
3896

Cu privire la înregistrarea persoanei juridice ca utilizator al serviciilor fiscale electronice

De ce este necesar să înregistrați contul de utilizator în calitate de persoană juridică pe portalul www.servicii.fisc.md şi să indicați adresa de e-mail veridică?

Primul pas în procesul de conectare a entităţilor raportoare la serviciile fiscale electronice este înregistrarea persoanelor responsabile pe portalul www.servicii.fisc.md. Conform pct. 4 al Instrucţiunii privind modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice, aprobată prin Ordinul IFPS nr. 1223 din 26.08.2014, „pentru a accesa serviciile fiscale electronice, entitatea raportoare, cu statut de persoană juridică, va înregistra pe portalul www.servicii.fisc.md persoanele responsabile – utilizatori ai serviciilor fiscale electronice”.

Necesitatea înregistrării preventive a tuturor persoanelor responsabile din cadrul entității raportoare în calitate de persoană juridică, pe portalul www.servicii.fisc.md, pentru care se solicită acces la serviciile fiscale electronice, reprezintă un factor important, dar adesea neglijat de către entități.

Conform pct. 3 alin. 3 al Instrucţiunii privind deservirea entităţilor raportoare în procesul de conecatre primară la serviciile fiscal electronice în cadrul IFS teritoriale, aprobată prin Ordinul IFPS nr. 1645 din 27.11.2014, lipsa înregistrărilor duce la imposibilitatea oferirii accesului la serviciile fiscale electronice şi generarea semnăturilor electronice de autentificare.

Doar în contul de utilizator, creat preventiv de către persoana responsabilă din cadrul entităţii raportoare, pot fi efectuate operaţiunile de oferire a accesului la unul sau mai multe servicii fiscale electronice, în dependenţă de solicitarea entităţii raportoare.

Informaţia indicată în momentul înregistrării pe portalul www.servicii.fisc.md, este ulterior verificată de către Î.S. „Fiscservinform” cu informaţia din baza de date a SFS. În cazul depistării unor erori comise la înregistrare, datele sunt actualizate conform celor din SISF. Indicarea eronată a adresei de e-mail, a codului personal al persoanei responsabile (IDNP) sau a codului fiscal al entităţii raportoare (IDNO) nu pot fi corectate. Astfel, va fi necesar ştergerea înregistrării şi parcurgerii paşilor necesari pentru crearea unui cont de utilizator nou.

În procesul parcurs pentru crearea contului de utilizator pe portalul www.servicii.fisc.md este necesar de a indica o adresă de e-mail veridică, prin intermediu căreia entității raportoare îi sunt expediate mesaje de înștiințare referitor la expirarea termenului de valabilitate a actelor juridice încheiate între părți, a semnăturilor electronice de autentificare, a motivelor de blocare a accesului la serviciile fiscale electronice etc. Conform pct 4.1 alin. b) al Acordului de conectare la serviciul „Declaraţie electronică” (încheiat între entităţile raportoare şi Î.S. „Fiscservinform” din 05.09.2011-08.08.2014) sau pct. 1.7 al Acordului de conectare la serviciile fiscale electronice pentru persoane juridice (încheiat între entităţile raportoare şi Î.S. „Fiscservinform” din 11.08.2014 pînă în prezent), entitatea raportoare are obligația de a comunica „Prestatorului adresa electronică prin care se va efectua comunicarea reciprocă, iar în caz de modificare a adresei electronice, să informeze Prestatorul în termen de 3 (trei) zile lucrătoare”.

Adresa de e-mail indicată la înregistrare este şi numele de utilizator pentru autentificarea pe portalul www.servicii.fisc.md. Acest fapt nu permite crearea mai multor conturi de utilizator cu aceeaşi adresă de e-mail, iar în caz de indicare a acesteia repetat, sistemul va afişa un mesaj de atenţionare şi nu va permite finalizarea procedurii de înregistrare.

Persoanele care prestează servicii de contabilitate pentru mai multe entităţi, îşi va crea cîte o adresă de e-mail pentru fiecare entitate în parte. Fiecare cont de utilizator creat pe portalul www.servicii.fisc.md conţine date de identificare a unei anumite persoane din cadrul unei anumite entităţi raportoare.

Numărul persoanelor responsabile din cadrul entității raportoare ce solicită acces la serviciile fiscale electronice nu este limitat, dar în același timp, pentru a dispune de posibilitatea transmiterii dărilor de seamă fiscale prin intermediul serviciului „Declarație electronică”, sunt necesare două înregistrări, în calitate de director și contabil.

Ţinînd cont de faptul că, conform art. 187 alin. 3) al CF, darea de seamă fiscală trebuie să conțină semnătura conducătorului și a contabilului-șef, aceasta din urmă poate fi transmisă doar după aplicarea a două semnături electronice. Situaţiile în care conducătorul entităţii raportoare îndeplineşte şi funcţiile contabilului-şef, este necesar crearea a două conturi de utilizator pe portalul www.servicii.fisc.md pe numele său (unul în calitate de director, iar celălat în calitate de contabil).

Situaţiile în care persoanele responsabile ale entităţii raportoare, ce beneficiază de acces la serviciile fiscale electronice, la înregistrare pe portal au indicat o adresă de e-mail inexistentă, au posibilitatea de a modifica adresa respectivă fără achitarea unor taxe suplimentare.

În cazul în care datele de identificare a persoanei, precum şi cele a entităţii nu au suportat careva modificări, semnătura electronică de autentificare rămîne aceeaşi la schimbarea adresei de e-mail. Astfel, persoana îşi creează o nouă înregistrare pe portal şi cu originalul buletinului de identitate se prezintă la unul din Centrele de conectare a Î.S. „Fiscservinform”, pentru a-i fi activat contul nou de utilizator, iar cel anterior de a fi eliminat de pe portal.

În ce situaţii se prezintă procura autentificată notarial la solicitarea accesului la serviciile fiscale electronice şi a semnăturii electronice de autentificare?

În conformitate cu prevederile art. 187 alin. (3) lit. j) şi k) al CF, darea de seamă fiscală trebuie să conţină semnătura digitală sau semnătura electronică de autentificare a conducătorului şi contabilului-şef ale contribuabilului sau semnătura reprezentantului acestuia.

Conectarea la serviciile electronice fiscale şi eliberarea semnăturilor electronice de autentificare se efectuează persoanelor responsabile (conducătorul şi contabilul-şef), în urma verificării corespunderii documentelor prezentate. În cazul prezentării altei persoane decît conducătorul sau contabilul-şef, ultima urmează să-şi legitimeze împuternicirile, în modul stabilit de Capitolul V al Codului Civil „Reprezentarea şi procura” şi pct. 5 alin. g) al Instrucţiunii privind modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice, aprobată prin Ordinul nr. 1223 din 26.08.2014.

Împuternicirile stabilite prin procura autentificată notarial pot fi diferite, și anume:

  • de a semna actele necesare conectării la serviciile fiscale electronice (Acordul de conectare la serviciile fiscale electronice, Contractul de prestare a serviciilor în domeniul semnăturilor electronice de autentificare, Cererea de certificare a certificatului cheii publice – persoana juridică etc.);
  • de a ridica semnătura electronică de autentificare a titularului, cu transmiterea ulterioară a acesteia proprietarului;
  • de a perfecta, semna şi prezenta documentele fiscale prin intermediul serviciilor fiscale electronice pe perioada valabilităţii actelor juridice încheiate între Î.S. „Fiscservinform” şi entitate, în cazul solicitării accesului la informaţia entităţii prin intermediul serviciilor fiscale electronice şi a semnăturii electronice de autentificare pe numele altei persoane decît conducătorul entităţii raportoare. Persoana responsabilă, ce îndeplineşte funcţiile conducătorului entităţii, va fi împuternicită de către acesta, datele conducătorului ce împuterniceşte fiind aceleaşi ca şi în SISF, etc.

Reieşind din prevederile art. 13 al Legii contabilităţii nr. 113 din 27.04.2007, conducătorul entităţii raportoare are obligaţia de a organiza şi de a asigura ţinerea contabilităţii în mod continuu, din momentul înregistrării pînă la lichidarea entităţii.

Totodată, potrivit prevederilor art. 19 alin (12) din Legea contabilităţii „Documentele de casă, bancare şi de decontare, datoriile financiare, comerciale şi calculate pot fi semnate unipersonal de conducătorul entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură: prima semnătură aparţine conducătorului sau altei persoane împuternicite, a doua – contabilului-şef sau altei persoane împuternicite.”

În baza celor expuse, persoanele, ce solicită acces la informaţia entităţii raportoare şi la documente fiscale prin intermediul serviciilor fiscale electronice, necesită de a fi împuterniciţi în modul corespunzător doar de către conducătorul entităţii raportoare sau, după caz, de către persoana împuternicită prin procura autentificată notarial.

Documentul fiscal electronic semnat cu semnătura electronică de autentificare produce aceleaşi efecte juridice ca şi documentul analogic pe suport de hîrtie, autentificat cu semnătură olografă. Conform prevederilor art. 34 al Legii nr. 91 din 27.06.2014 privind semnătura electronică şi documentul electronic, titularul certificatului cheii publice este obligat să asigure condiţiile necesare pentru excluderea accesului unei alte persoane la cheia sa privată, iar, conform prevederilor art. 33 al aceleaşi legi, prestatorul de servicii de certificare revocă certificatul cheii publice la încălcarea confidenţialităţii cheii private (compromiterea cheii private).

Totodată, în baza prevederilor art. 43 alin (2) al Legii nr. 91 din 27.06.2014, „datele cu caracter personal se colectează de către prestatorul de servicii de certificare numai cu acordul prealabil al persoanei care solicită certificatul şi numai în măsura în care acestea sînt necesare pentru eliberarea şi menţinerea certificatului.”

Ţinînd cont de faptul că, semnătura electronică de autentificare conţine nu doar date de identificare a entităţii raportoare, ci şi a persoanei pe numele căreia va fi generată semnătura, nici chiar conducătorul nu este în drept să ridice semnătura electronică de autentificare pentru persoanele pe care acesta i-a împuternicit în modul corespunzător.

În această ordine de idei, dispozitivul magnetic pe care este înscrisă semnătura electronică de autentificare se eliberează doar titularului acesteia sau, după caz, persoanei împuternicite prin procura autentificată notarial.

Ce prevederi vor fi stabilite prin Ordinul intern ce urmează a fi prezentat la conectarea la serviciile fiscale electronice de către entităţile raportoare?

Conform pct. 5 alin. f) al Instrucţiunii privind modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice, aprobată prin Ordinul IFPS nr. 1223 din 26.08.2014, unul din documentele de bază, prezentate pentru a beneficia de acces la serviciile fiscale electronice, este ordinul de desemnare ori procura de împuternicire a persoanei responsabile de prezentarea documentelor fiscale electronice prin intermediul serviciilor fiscale electronice, semnate de conducătorul entităţii raportoare, cu aplicarea ştampilei (conducătorul şi contabilul-şef vor fi aceeaşi ca şi în informaţia din SISF).

În conformitate cu prevederile art. 187 alin. (3) lit. j) şi k) al CF, darea de seamă fiscală trebuie să conţină semnătura digitală sau semnătură electronică de autentificare a conducătorului şi contabilului-şef ale contribuabilului sau semnătura reprezentantului acestuia.

Adesea, ordinul respectiv este confundat cu Ordinul intern al întreprinderii de angajare a persoanei responsabile (de regulă, a contabilului-șef), act ce nu corespunde cerințelor Ordinului IFPS nr. 1223 din 26.08.2014.

De regulă, entităţile raportoare solicită acces la serviciile fiscale electronice pentru conducătorul entităţii, care, la rîndul său, împuterniceşte prin ordinul respectiv contabilul-şef de a beneficia de acces la toate serviciile fiscale electronice şi de a i se perfecta semnătura electronică de autentificare în calitate de contabil al persoanei juridice. Astfel, conducătorul ce semnează actul respectiv, precum şi contabilul-şef împuternicit urmează a fi aceiaşi ca şi persoanele înregistrate în baza de date a SFS.

Există însă entităţi raportoare ce solicită acces la serviciile fiscale electronice nu doar pentru conducător şi contabil-şef. Astfel, conform ordinului de desemnare ori a procurii de împuternicire a persoanei responsabile, vor fi promt stabilite peroanele cu drept de acces la toate serviciile fiscale electronice și/sau cu indicarea strictă a anumitor servicii (ex. RGEFF, COFT, e-Factura etc.) şi pe numele căror persoane vor fi perfectate semnăturile electronice de autentificare

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.