15
05 2017
5886

Документальное оформление представительских расходов и их отражение в бухгалтерском и налоговом учете

К представительским расходам относятся расходы по приему делегаций, понесенные деловыми партнерами, по заключению различных договоров, контрактов необходимых для установления деловых связей.

К представительским расходам не относятся расходы, связанные с взаимным приемом делегаций филиалов и головных предприятий, за исключением делегаций предприятий-нерезидентов и их филиалов в Республике Молдова, которые признаны отдельными юридическими лицами.

Состав представительских расходов, порядок их учета и налогообложения регламентируются следующими нормативными документами:

  • Законом о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007;
  • Налоговым кодексом № 1163-XIII от 24.04.1997;
  • Положение о предельных нормах представительских расходов, разрешаемых к вычету из валового дохода Nr. 130 от 06.02.98 (далее Положение);
  • НСБУ «Расходы».

Согласно п. 1 Положения в перечень представительских расходов, связанных с предпринимательской деятельностью предприятия, включены расходы на:

  • официальный прием делегаций, в том числе зарубежных;
  • посещение культурно-зрелищных мероприятий и театральных представлений;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятий;
  • прочее обслуживание во время и на месте проведения деловых переговоров;
  • другие расходы.

Главным условием отнесения к представительским расходам согласно Положению это возникновение расходов во время и на месте проведения деловых переговоров.

Документальное оформление представительских расходов



Отнесение израсходованных средств к представительским расходам возможно только при правильном документальном оформлении.

Порядок документального оформления представительских расходов не зависит от места их возникновения, которые согласно п. 1 Положения включают также затраты представителя предприятия, понесенные им в иных городах и населенных пунктах по месту командирования с целью налаживания делового сотрудничества.

Понесенные расходы, связанные с предпринимательской деятельностью предприятия, подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам утвержденными Министерством Финансов РМ. При отсутствии таких форм предприятие вправе разработать нужную ей форму самостоятельно и утвердить её отразив в приложении к Учетной политике предприятия.

Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:

  1. наименование документа;
  2. дату составления;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. содержание хозяйственной операции;
  5. натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  7. личные подписи указанных лиц.

Данноетребование к первичным документам вытекает из пункта 3 и 6 статьи 19 Закона о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007.

Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Примерный перечень документов, необходимых для подтверждения представительских расходов приведен в Положении утвержденным Постановлением Правительства Республики Молдова (в Налоговом кодексе РМ не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы.

Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • информация о результатах визита;
  • отчет о произведенных затратах, подтвержденных документально.

Составление указанных документов является обязательным условием для признания представительских расходов в налоговых целях в пределах установленных норм.

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров(список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • смету представительских расходов.

Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:

  • оформление общих документов;
  • оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
  • оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год, которые необходимо выделить на эти цели. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

  • перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
  • порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
  • порядок расходования таких сумм;
  • документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
  • нормы отдельных видов представительских расходов.

Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров), приказ о направлении приглашения на встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей сторонней организации, и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином РМ для подтверждения представительских расходов, не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «для заключения договора», «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности.

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров.

В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку и служебное задание на командировку.

В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия.

Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия и составление сметы расходов.

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Программа проведения деловой встречи должна отражать дату, место и сроки проведения деловой встречи, количество приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности на основании программы пребывания деловых партнеров, их численности и утверждается руководителем предприятия. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели.
В бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия и после этого подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

В течении года сметы расходов по отдельным делегациям составляются таким образом, чтобы не допустить превышения лимита представительских расходов, установленного соответствующим органом управления предприятия.

Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах.

Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов, например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов.

Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или продление контракта, срок действия которого заканчивался).

Важно отметить, что даже если в результате деловых переговоров не удалось заключить договор (контракт), достаточно факта проведения деловой встречи, подтвержденной документами, свидетельствующими о намерениях установления деловых связей.

Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов с авансовым отчетом ответственного за проведение официального мероприятия с приложенными оправдательными документами. В Акте отражаются суммы фактически произведенных расходов, а также указывается, на что именно были израсходованы денежные средства и прилагаются соответствующие подтверждающие средства.

Подтверждающим документом на расходы, связанные с приобретением товаров (услуг) от юридических лиц по поставкам, облагаемых НДС, является налоговая накладная, а по поставкам, освобожденным от НДС, — накладная или акт оказания услуг. По расходам, осуществленным за наличный расчет, помимо указанных документов дополнительно требуется чеки кассовых аппаратов. По расходам, осуществленным за рубежом, достаточно наличие товарных чеков или других аналогичных документов и чеков кассовых аппаратов.

По товарам, приобретенным у физических лиц, подтверждающим документом является закупочный акт, который должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для документов строгой отчетности, в том числе данные о физическом лице.

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Отражение представительских расходов в бухгалтерском учете



В соответствии с НСБУ «Расходы» в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются на счете 713 «Общие и административные расходы», субсчет 7136 «Представительские расходы».

Датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем организации Акта отнесения расходов к представительским, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи.

На основании акта в бухгалтерском учете необходимо составить следующие записи, которые отражены таблице 1.

Таблица 1


Бухгалтерские записи, отражающие операции, связанные с представительскими расходами



п/п
ДокументСодержание
операции
Сумма
в леях
Корреспонденция
счетов
дебеткредит
123456
1Акт, налоговая
накладная
Отражена стоимость
транспортных услуг
6207136521, 544
2Налоговая
накладная
Отнесена на зачет сумма
НДС от стоимости
транспортных
услуг (620 х 20 %)
1245344521, 544
3Акт, авансовый отчет,
налоговая накладная
Списание подотчетных сумм
на обслуживание
переговоров
80071362261
4Налоговая
накладная
Отнесена на зачет сумма НДС
от стоимости услуг по
обслуживанию переговоров
(800 х 20%)
16053442261
5Акт, налоговая
накладная
Отражена стоимость услуг ресторана5 2507136521, 544
6Налоговая
накладная
Отнесена на зачет сумма
НДС от стоимости услуг
ресторана (5 250 х 20 %)
10505344521, 544
7Акт, налоговая
накладная
Отражена стоимость
услуг экскурсионного
предприятия
16007136521, 544
8Налоговая
накладная
Отнесена на зачет сумма НДС
от стоимости услуг
экскурсионного
предприятия (1 600 х 20 %)
3205344521, 544
9Акт, трудовое
соглашение
Оплата труда переводчика10007136531
10Бухгалтерская справкаОтражены отчисления на
социальное страхование от
суммы оплаты труда
2307136533
11Бухгалтерская справкаОтражены отчисления на
обязательное медицинское
страхование
от суммы оплаты труда
357136541

В соответствии с ч. 3 ст. 24 НК представительские расходы, связанные с предпринимательской деятельностью разрешаются к вычету из валового дохода в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Республики Молдова № 130 от 06.02.98.
Согласно п. 4 Положения предельная сумма представительских расходов, разрешаемых к вычету из валового дохода, составляет:

  1. 0,5% от валового дохода, полученного от реализации товаров (объем товарооборота);
  2. 1% от остальных видов валового дохода, без налога на добавленную стоимость и акцизов, признаваемые как налогооблагаемые в соответствии со ст. 18 Налогового кодекса.

Произведенные представительские расходы разрешаются к вычету из валового дохода в пределах норм, только если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены надлежащим образом, изложенным выше.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря. Так как, представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме, а в налоговом учете признаются в размере, указанным выше, то это приводит к разнице между бухгалтерской и налоговой прибылью.

Когда расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РМ представительскими, то такая разница сразу признается постоянной, формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению подоходного налога в отчетном периоде.

Предположим, что при составлении формы VEN 12, анализируя данные затраты, бухгалтер ООО «Омега» исключил из состава осуществленных затрат, относящихся к данному мероприятию, сумму расходов, связанную с приобретением железнодорожных билетов (Кишинев-София) 3 620 лей, так как такие расходы, не признаются представительскими расходами с точки зрения п. 1 Положения. Это связанно с тем что, данные расходы не возникли во время и на месте проведения переговоров. Таким образом, сумма в размере 3 620 лей формирует постоянную разницу, от которой бухгалтер должен начислить подоходный налог в размере 434,4 лей (3 620 лей x 12 %).

Порядок отражения в Декларации о подоходном налоге операций, связанных с представительскими, рассмотрен ниже на условных цифровых примерах при каждом из следующих вариантов:

  • вариант 1 — представительские расходы не превышают установленный лимит;
  • вариант 2 — представительские расходы превышают установленный лимит.

Таблица 2



Расчет предельной суммы представительских расходов для ООО «Омега»
(Приложение 2.1 D; справка к стр. 0304 «Представительские расходы» к Декларации о подоходном налоге за налоговый период)


ПоказателиКодСуммаПредельная сумма 
представительских 
расходов, %
Сумма представительских 
расходов
A1234
Доход по данным бухгалтерского
 учета (сумма класса
«Доходы»)
030411 500 000XX
I вариант: представительские расходы не
превышают установленный лимит
Сумма корректировок 
(увеличений/, уменьшений)
 (стр. 020 Декларации)
034021 500 000
Сумма валового дохода 
(стр. 03041+стр. 03042)
034031 650 000
в том числе:
от реализации товаров0304311 350 000,56 750
другие доходы 
(стр. 03043 — 030431)
030432300 0001,03000
Всего сумма представительских
 расходов
(030431+030432)
03044XX9750
Сумма фактических представительских
 расходов
(отражается в приложении 
2 D, стр. 0304, гр. 2)
03045XX9535
Представительские расходы, 
разрешенные к вычету
(стр. 03045,
 но не больше стр. 03044 
(отражается в приложении 2D, стр. 0304, гр. 3))
03046XX9535
II вариант: представительские расходы
превышают установленный лимит
Сумма корректировок 
(увеличений/, уменьшений) 
(стр. 020 Декларации)
03042(400 000)--
Сумма валового дохода 
(стр. 03041+стр. 03042)
030431 100 00--
в том числе:
от реализации товаров030431900 0000,54500
другие доходы
 (стр. 03043 — 030431)
030432200 00 1,02000
Всего сумма представительских 
расходов
(030431+030432)
03044XX6500
Сумма фактических представительских
 расходов
(отражается в приложении 
2 D, стр. 0304, гр. 2)
03045XX9535
Представительские расходы, 
разрешенные к вычету
(стр. 03045,
 но не больше стр. 03044 (отражается в приложении 
2D, стр. 0304, гр. 3))
03046XX6500

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Согласно приведенному примеру представительские расходы:

  • при первом варианте подлежат вычету в полной сумме – 9 535 леев, поскольку фактические расходы не превысили предельной величины представительских расходов в целях налогообложения – 9 750 леев;
  • при втором подлежат вычету лишь 6 500 леев, поскольку фактические расходы превысили предельную величину представительских расходов в целях налогообложения.

Следовательно, в Приложении 2D к Декларации о подоходном налоге в первом случае суммы представительских расходов, рассчитанные в финансовом учете и в налоговых целях, совпадут, а во втором случае возникает невычитаемая постоянная разница в размере 3 035 леев (9 535 леев — 6 500 леев), на которую следует увеличить сумму налогооблагаемого дохода в декларации. Таким образом, бухгалтер должен начислить подоходный налог в размере 364,2 лей (3 035 руб. x 12 %).

Родика Кушмэунсэ — конференциар МЭА, доктор экономики
Наталья Курагэу — конференциар МЭА, доктор экономики

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.