15
05
2017
12487
Документальное оформление представительских расходов и их отражение в бухгалтерском и налоговом учете
К представительским расходам относятся расходы по приему делегаций, понесенные деловыми партнерами, по заключению различных договоров, контрактов необходимых для установления деловых связей.
К представительским расходам не относятся расходы, связанные с взаимным приемом делегаций филиалов и головных предприятий, за исключением делегаций предприятий-нерезидентов и их филиалов в Республике Молдова, которые признаны отдельными юридическими лицами.
Состав представительских расходов, порядок их учета и налогообложения регламентируются следующими нормативными документами:
В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия.
Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия и составление сметы расходов.
В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.
Программа проведения деловой встречи должна отражать дату, место и сроки проведения деловой встречи, количество приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.
Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности на основании программы пребывания деловых партнеров, их численности и утверждается руководителем предприятия. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели.
В бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия и после этого подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
В течении года сметы расходов по отдельным делегациям составляются таким образом, чтобы не допустить превышения лимита представительских расходов, установленного соответствующим органом управления предприятия.
Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах.
Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов, например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов.
Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или продление контракта, срок действия которого заканчивался).
Важно отметить, что даже если в результате деловых переговоров не удалось заключить договор (контракт), достаточно факта проведения деловой встречи, подтвержденной документами, свидетельствующими о намерениях установления деловых связей.
Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.
Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).
После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов с авансовым отчетом ответственного за проведение официального мероприятия с приложенными оправдательными документами. В Акте отражаются суммы фактически произведенных расходов, а также указывается, на что именно были израсходованы денежные средства и прилагаются соответствующие подтверждающие средства.
Подтверждающим документом на расходы, связанные с приобретением товаров (услуг) от юридических лиц по поставкам, облагаемых НДС, является налоговая накладная, а по поставкам, освобожденным от НДС, - накладная или акт оказания услуг. По расходам, осуществленным за наличный расчет, помимо указанных документов дополнительно требуется чеки кассовых аппаратов. По расходам, осуществленным за рубежом, достаточно наличие товарных чеков или других аналогичных документов и чеков кассовых аппаратов.
По товарам, приобретенным у физических лиц, подтверждающим документом является закупочный акт, который должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для документов строгой отчетности, в том числе данные о физическом лице.
Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.
В соответствии с ч. 3 ст. 24 НК представительские расходы, связанные с предпринимательской деятельностью разрешаются к вычету из валового дохода в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Республики Молдова № 130 от 06.02.98.
Согласно п. 4 Положения предельная сумма представительских расходов, разрешаемых к вычету из валового дохода, составляет:
Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.
Согласно приведенному примеру представительские расходы:
- Законом о бухгалтерском учете № 113-XVI от 27.04.2007;
- Налоговым кодексом № 1163-XIII от 24.04.1997;
- Положение о предельных нормах представительских расходов, разрешаемых к вычету из валового дохода Nr. 130 от 06.02.98 (далее Положение);
- НСБУ «Расходы».
- официальный прием делегаций, в том числе зарубежных;
- посещение культурно-зрелищных мероприятий и театральных представлений;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятий;
- прочее обслуживание во время и на месте проведения деловых переговоров;
- другие расходы.
Документальное оформление представительских расходов
Отнесение израсходованных средств к представительским расходам возможно только при правильном документальном оформлении. Порядок документального оформления представительских расходов не зависит от места их возникновения, которые согласно п. 1 Положения включают также затраты представителя предприятия, понесенные им в иных городах и населенных пунктах по месту командирования с целью налаживания делового сотрудничества. Понесенные расходы, связанные с предпринимательской деятельностью предприятия, подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам утвержденными Министерством Финансов РМ. При отсутствии таких форм предприятие вправе разработать нужную ей форму самостоятельно и утвердить её отразив в приложении к Учетной политике предприятия. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
- информация о результатах визита;
- отчет о произведенных затратах, подтвержденных документально.
- программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
- утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
- смету представительских расходов.
- оформление общих документов;
- оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
- оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
- перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования таких сумм;
- документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
- нормы отдельных видов представительских расходов.
В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия.
Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия и составление сметы расходов.
В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.
Программа проведения деловой встречи должна отражать дату, место и сроки проведения деловой встречи, количество приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.
Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности на основании программы пребывания деловых партнеров, их численности и утверждается руководителем предприятия. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели.
В бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия и после этого подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
В течении года сметы расходов по отдельным делегациям составляются таким образом, чтобы не допустить превышения лимита представительских расходов, установленного соответствующим органом управления предприятия.
Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах.
Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов, например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов.
Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или продление контракта, срок действия которого заканчивался).
Важно отметить, что даже если в результате деловых переговоров не удалось заключить договор (контракт), достаточно факта проведения деловой встречи, подтвержденной документами, свидетельствующими о намерениях установления деловых связей.
Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.
Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).
После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов с авансовым отчетом ответственного за проведение официального мероприятия с приложенными оправдательными документами. В Акте отражаются суммы фактически произведенных расходов, а также указывается, на что именно были израсходованы денежные средства и прилагаются соответствующие подтверждающие средства.
Подтверждающим документом на расходы, связанные с приобретением товаров (услуг) от юридических лиц по поставкам, облагаемых НДС, является налоговая накладная, а по поставкам, освобожденным от НДС, - накладная или акт оказания услуг. По расходам, осуществленным за наличный расчет, помимо указанных документов дополнительно требуется чеки кассовых аппаратов. По расходам, осуществленным за рубежом, достаточно наличие товарных чеков или других аналогичных документов и чеков кассовых аппаратов.
По товарам, приобретенным у физических лиц, подтверждающим документом является закупочный акт, который должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для документов строгой отчетности, в том числе данные о физическом лице.
Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.
Отражение представительских расходов в бухгалтерском учете
В соответствии с НСБУ «Расходы» в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются на счете 713 «Общие и административные расходы», субсчет 7136 «Представительские расходы». Датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем организации Акта отнесения расходов к представительским, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи. На основании акта в бухгалтерском учете необходимо составить следующие записи, которые отражены таблице 1.Таблица 1
Бухгалтерские записи, отражающие операции, связанные с представительскими расходами
- 0,5% от валового дохода, полученного от реализации товаров (объем товарооборота);
- 1% от остальных видов валового дохода, без налога на добавленную стоимость и акцизов, признаваемые как налогооблагаемые в соответствии со ст. 18 Налогового кодекса.
- вариант 1 - представительские расходы не превышают установленный лимит;
- вариант 2 - представительские расходы превышают установленный лимит.
Таблица 2
Расчет предельной суммы представительских расходов для ООО «Омега» (Приложение 2.1 D; справка к стр. 0304 «Представительские расходы» к Декларации о подоходном налоге за налоговый период)
- при первом варианте подлежат вычету в полной сумме – 9 535 леев, поскольку фактические расходы не превысили предельной величины представительских расходов в целях налогообложения – 9 750 леев;
- при втором подлежат вычету лишь 6 500 леев, поскольку фактические расходы превысили предельную величину представительских расходов в целях налогообложения.
-
Autorul|Newsmaker:
-
Instituție:
