24
02 2014
4682

SIA „e-Factura” - destinaţie, avantaje, mod de utilizare

Update 12.08.14: au fost adaugate ghiduri de utilizare de la eGov.

Update 26.02.14: au fost adaugate ghiduri de utilizare.

De curînd a fost lansat un nou serviciu electronic pentru agenţi economici furnizori, transportatori şi beneficiari de bunuri şi servicii - SIA „e-Factura”. Acest serviciu a fost elaborat în contextul activităţilor de „e-Transformare a Guvernului Republicii Moldova” şi face parte din setul serviciilor electronice fiscale. Ideea de bază a proiectului s-a centrat pe modernizarea mecanismului existent de livrare şi evidenţă a facturilor şi facturilor fiscale, simplificînd pe această cale interacţiunea agenţilor economici cu Serviciul Fiscal de Stat. Graţie noului serviciu subiecţii tranzacţiei facturate vor putea emite şi expedia on-line facturi şi facturi fiscale, fără a se mai deplasa la organul fiscal în vederea comandării lor. „e-Factura” va spori operativitatea circulaţiei acestor documente de la furnizor la cumpărător, va diminua nivelul corupţiei şi contrafacerii sau pierderii facturilor eliberate. Adiţional, utilizarea acestui serviciu va permite agenţilor economici să economisească resursele alocate pentru achiziţionarea şi evidenţa facturilor şi facturilor fiscale. Serviciul electronic este găzduit de platforma securizată „MCloud”, iar la elaborarea lui au fost luate în calcul normele de securitate a datelor confidenţializate. Astfel, integritatea şi protecţia informaţiilor cu caracter confidenţial transmise prin internet cu ajutorul „e-Facturii” se garantează. totodată acest sistem informaţional este conceput ca un serviciu protejat și securizat din punct de vedere al scurgerii informației sau a accesului necondiționat la biroul electronic al agentului economic. Deci, o dată cu implementarea sistemului au fost utilizate și soluții de protecție a bazei de date împotriva unor atacuri orientate spre deteriorarea sau accesarea informației cu caracter personal. Aceste sisteme soluţii au ca scop nu numai asigurarea protecției accesului necondiționat, dar și monitorizarea permanentă a operațiunilor care au loc pe acest server. SIA „e-Factura” a fost dezvoltat de către „Centrul de Guvernare Electronică”, Inspectoratul Fiscal Principal de Stat şi Î.S. „Fiscservinform”, care a fost delegată drept administratorul noului sistem. Prin urmare, „Fiscservinform”, dispunînd de experienţa necesară şi specialişti înalt calificaţi în domeniul întreţinerii şi gestiunii sistemelor informaţionale, va asigura funcţionalitatea serviciului, administrarea şi menţinerea acestuia. Totodată, întreprinderea este responsabilă şi de procesarea electronică a datelor şi informaţiilor fiscale în Sistemul Informaţional al Serviciului Fiscal de Stat. Cu referinţă la cele expuse, Dl Vitalie Coceban, Administratorul Î.S. „Fiscservinform” a evidenţiat că „e-Factura” va oferi Inspectoratului Fiscal Principal de Stat o soluţie informatică capabilă să înlocuiască mecanismul curent de eliberare şi evidenţă a facturilor fiscale în format tradiţional pe hârtie cu unul modern, bazat pe tehnologiile avansate. Totuşi, în realizarea acestui proiect ne-am orientat cu prioritate spre asigurarea comodităţii agenţilor economici şi facilitarea unor activităţi rudimentare care ţin de comandarea, emiterea şi livrarea facturilor sau facturilor fiscale. Astfel, utilizând serviciul dat se omite necesitatea de a avea permanent la îndemână un stoc de facturi, deoarece prin intermediul „e-Facturii” formularele vor putea fi eliberate din orice loc al Republicii Moldova, necesitând doar conexiune la Internet.” Avantajul principal al „e-Facturii” constă în faptul că, eventual fiecare agent economic va putea emite şi livra singur facturile (pentru livrările neimpozabile cu TVA) sau facturile fiscale, fără a le comanda preventiv de la SFS. În acest mod, orice agent economic odată înregistrat în sistemul „e-Factura” va obţine acces şi va folosi în exclusivitate factura electronică. Suplimentar, serviciul menţionat va efectua validarea conţinutului facturilor fiscale electronice privind corectitudinea perfectării (prin livrarea datelor de identificare corecte aferente subiecţilor facturii, efectuarea automatizată a calculelor de total cu TVA şi fără TVA, cotei TVA etc.) şi minimizarea riscurilor aferente tranzacţiei. Mai mult ca atât, sistemul nominalizat reduce cheltuielile suportate pentru procurarea formularelor acestor documente pe suport de hârtie; cheltuielile legate de întreţinerea personalului responsabil de completarea facturilor sau facturilor fiscale; cheltuielile legate de păstrarea facturilor - arhivare, depozitare. De remarcat că în procesul administrării fiscale a tranzacţiilor vizate, Serviciul Fiscal are unele împuterniciri și drepturi stabilite. Astfel, datele introduse în sistem, aflîndu-se în biroul electronic al contribuabilului se află în același timp și pe serverul aplicației. Prin urmare, inspectorii fiscali care sunt implicați în procesul dat vor avea acces la informaţiile respective în regim de vizualizare, fără posibilitatea modificare a acestora. fiind un lucru firesc, deoarece același acces îl au și astăzi inspectorii fiscali, efectuînd un control al agentului economic, solicitînd aceeași informație. În viitor, respectiva funcţionalitate a serviciului va determina organizarea controalelor de la distanță de către funcţionarii SFS. Adică, presupune realizarea unor controale camerale din moment cînd nu va mai fi nevoie ca inspectorul să se deplaseze la oficiul agentului economic pentru efectuarea unui control fiscal privind aspectele ce ţin de facturi/facturi fiscale. Serviciul „e-Factura” este disponibil pe pagina web servicii.fisc.md şi poate fi utilizat doar după semnarea acordului de conectare la serviciile electronice fiscale. Posesorii semnăturilor electronice au acces automat la serviciu. În continuare Vă oferim un ghid practic ce reflectă toate etapele necesare de parcurs în exploatarea sistemului. Deci, pentru a beneficia de avantajele oferite de serviciul dat, potenţialii utilizatori, trebuie să se înregistreze în sistem, prin parcurgerea următorilor paşi: 1. accesaţi portalul serviciilor electronice fiscale - servicii.fisc.md; 2. în partea de sus a interfeţei portalului folosiţi butonul „Autentificare” pentru a deschide formularul de autentificare; 3. introduceţi login-ul (adresa e-mail) şi parola Dvs. în formularul de autentificare şi accesaţi opţiunea „Autentificare”. 4. selectaţi din lista serviciilor SIA „e-Factura” Ulterior, Veţi fi transferaţi spre pagina principală a SIA „e-Factura” şi astfel puteţi exploata funcţionalităţile serviciului. Avînd în vedere că agentul economic poate fi în ipostaza oricărui subiect al procesului de facturare - furnizor, transportator, cumpărător, interfaţa serviciului prevede 3 compartimente pentru fiecare din rolurile enunţate. Astfel, furnizorul şi cumpărătorul, dispunînd de semnături electronice pot semna on-line formularele expediate şi recepţionate, respectiv asigura evidenţa facturii în Registrul său. În caz că tranzacţia facturată presupune existenţa transportatorului, rolul acestuia se rezumă doar la semnarea facturii eliberate de furnizor, pe care o poate vizualiza la orice etapă de operare (accesînd compartimentul „Eu sunt Transportator”, rubrica „Suplimentar” şi opţiunea „Vizualizaţi starea”). Specificul serviciului constă şi în aceea că permite utilizarea facturilor electronice şi în cazul cînd doar furnizorul este abonat la acest serviciu. În acest caz, furnizorul va putea genera formularul facturii în format electronic, să imprime documentul şi să-l prezinte beneficiarului pe suport de hîrtie simplă, securizată cu QR cod, dar nu factura/factura fiscală tradiţională. Codul criptează o serie de informație, necesară pentru a determina dacă această factură într-adevăr a fost generată de agentul economic. În contextul dat, menţionăm că Sistemul este foarte simplu în utilizare şi prevede două situaţii posibile, după cum urmează: A. Completarea formularului facturii/facturii fiscale 1. tastaţi compartimentul „Eu sunt Furnizor” 2. alegeţi opţiunea de perfectare a unei facturi sau facturi fiscale noi, adică din statut “Facturi noi” accesaţi butonul “Creează factură fiscală”; 3. completaţi datele necesare; 4. salvaţi şi închideţi formularul creat, utilizînd butonul „Salvează şi închide”; Pînă la semnarea facturii electronice, aceasta poate fi supusă modificărilor sau poate fi ştearsă din sistem, folosind opţiunile corespunzătoare din meniul serviciului. B. Semnarea facturii/facturii fiscale 5. selectaţi formularul dorit, salvat în statutul „Facturi noi” şi accesaţi butonul “Semnează”. La tastarea acestei opţiuni, Veţi fi redirecţionaţi spre pagina web a Serviciului guvernamental de semnare “Msign”; 6. selectaţi una din metodele de semnare - semnătura mobilă, semnătura electronic eliberată de Centrul de Telecomunicaţii Speciale sau semnătura Serviciului Fiscal de Stat, eliberată de Î.S. “Fiscservinform”; 7. în cazul selectării metodei de semnare – „Semnătura serviciului fiscal” - introduceţi parola; 8. după semnare veţi fi redirecţionat spre „e-Factura”. Iar factura/factura fiscală creată va nimeri în statutul „Aplicată prima semnătură” şi astfel i se atribuie serie şi număr; 9. selectaţi factura/factura fiscală şi aplicaţi a doua semnătură. După realizarea procedurii date documentul va trece în statutul „Aplicată a doua semnătură”. A doua semnătură se aplică pentru a securiza suplimentar procesul, dar şi în vederea protejării datelor introduse. 10. după semnare şi expediere aveţi opţiunea de a vizualiza formularul completat, a-l descărca în format „XML” sau să anulaţi factura, indicînd obligatoriu motivul anulării. Specificăm că după semnarea sau expedierea facturii aceasta nu poate fi modificată, ci doar anulată. Astfel, ea va nimeri în rubrica „Anulate”. Dacă este necesar ajustarea facturii anulate se alege opţiunea „Redeschiderea pe baza facturii anulate” din rubrica menţionată şi se introduc completările necesare. Apoi salvaţi factura, tastînd butonul „Salvează” şi în rezultat factura modificată trece în statutul „Facturi noi”. În rezultat, acest formulat poate fi semnat şi expediat către cumpărător. C. Imprimarea facturii/facturii fiscale 11. selectaţi factura sau factura fiscală și accesaţi butonul „Imprimă”, apoi selectaţi orientarea documentului imprimat (verticală sau orizontală); 12. descărcaţi documentul PDF cu datele facturii; 13. tipăriţi documentul pentru a-l prezenta cumpărătorului. La orice moment de timp puteţi vizualiza operaţiunile efectuate cu factura creată, utilizînd butonul „Suplimentar” şi opţiunea „Vizualizaţi starea”. Primele două etape: A. „Completarea formularului facturii/facturii fiscale” şi B. „Semnarea facturii/facturii fiscale” presupun efectuarea aceloraşi activităţi care sunt descrise pentru cazul cînd doar furnizorul este înregistrat în sistem. După finisarea procesului de semnare, subiecţii „e-Facturii” urmează procedura prezentată în continuare: C. Expedierea facturii/facturii fiscale către cumpărător: 1. din statut „Aplicată a doua semnătură”, selectaţi factura/factura fiscală și accesaţi butonul “Expediază”; 2. confirmaţi că doriţi să expediaţi factura/factura fiscală prin tastarea butonului „Expediază” din fereastra afişată „Expediază la cumpărător” sau selectaţi opţiunea „Anulare” pentru a amâna procesul; 3. după ce factura/factura fiscală este expediată, la furnizor documentul va nimeri în statutul “Expediate la Cumpărător”. Concomitent, la cumpărător aceasta va nimeri în compartimentul “Eu sunt Cumpărător”, şi anume în statutul “Pentru acceptare”; 4. la accesarea facturii/facturii fiscale recepţionate, cumpărătorul are posibilitatea de a accepta factura sau de a o respinge, indicînd obligatoriu motivul. D. Semnarea facturii/facturii fiscale de către Cumpărător: 5. în compartimentul “Eu sunt Cumpărător”, se selectează factura/factura fiscală și se accesează butonul „Semnează”. În continuare Beneficiarul parcurge paşii 5, 6 şi 7 expuşi mai sus. După finisarea acţiunii de semnare de către cumpărător, ea va trece atît la furnizor, cît și la cumpărător în statutul „Finisate”, ce va însemna că factura/factura fiscală a parcurs tot ciclul de înregistrare în sistemul “e-Factura”. De menţionat că SIA „e-Factura” se află la prima etapă de lansare - faza pilot, astfel încît subiecţii procesului de facturare, doritori să testeze serviciul se pot înregistra pentru a utiliza în regim test factura electronică. În contextul dat, comunicăm că deja 124 agenţi economici s-au autentificat în sistem şi beneficiază de facilităţile oferite. „Îndemnăm agenţii economici să participe activ cu propuneri de îmbunătăţire a serviciului, pentru că ultima versiune să fie cu adevărat funcţională, să asigure comoditate şi eficienţă maximă în utilizare”, specifică Vladimir Radionov, şef al Direcţiei dezvoltare proiecte din cadrul Î.S. „Fiscservinform”. Exploatarea experimentală a serviciului va avea loc în perioada iunie-decembrie curent şi prevede eliminarea neconformităţilor depistate în faza pilot, ajustarea amplă la sistemele de contabilitate corporativă a companiilor şi adaptarea cadrului metodologic la aceste modificări. Etapa finală - de lansare în exploatare industrială, este planificată pentru începutul anului 2015 şi se propune a extinde segmentul utilizatorilor serviciului, prin includerea tuturor contribuabililor care fac obiectul livrărilor în baza de factură sau factură fiscală. Instruirea agenţilor economici va fi realizată la seminarele instructive desfăşurate de specialiştii Î.S. „Fiscservinform”. „La moment, acest serviciu nu este unul obligatoriu, el este dezvoltat ca un soluţie de alternativă pentru a ușura activitatea agenților economici și a Serviciului Fiscal în procesul de administrare fiscală. Promovarea serviciului și atragerea agenților economici pentru a fi activi în utilizarea instrumentului dat va fi organizată în mod democratic, ceea ce înseamnă că alegerea finală aparține contribuabililor. Scopul nostru este ca agenții economici să ajungă de sine stătător la ideea că serviciul „e-Factura” este un instrument comod, eficient și operativ, ce poate fi aplicat cu succes în activitatea lor curentă” - a relevat dl Vitalie Coceban. Pentru informaţii suplimentare privind SIA „e-Factura” accesaţi portalul www.servicii.fisc.md sau apelaţi cu încredere Centrul de Asistenţă şi Contact al Î.S. „Fiscservinform”, la numărul de telefon (022) 822-222....

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.