Sistemul informațional „Arhiva Electronică” va funcționa în domeniul arhivării în sectorul public, automatizând păstrarea pe termen lung a înregistrărilor electronice care aparțin Fondului Arhivistic de Stat al RM. Persoanele juridice de drept privat vor beneficia de SI e-Arhiva pentru crearea și ținerea arhivelor electronice proprii, în care se vor păstra și gestiona documentele electronice, necesare de a fi supuse arhivării de scurtă durată și medie.

Ministerul Justiției, în comun cu Agenția Națională a Arhivelor (ANA), au elaborat Conceptul Sistemului informațional „Arhiva electronică” (SI e-Arhiva), proiectul căruia a fost inclus pe ordinea de zi a ședinței secretarilor generali de stat din 6 octombrie curent.

Prin implementarea noului sistem informațional se urmărește tranziția de la documentele în format de hârtie la cele în format electronic, păstrate în arhiva electronică. În afirmația autorilor proiectului, arhiva electronică este unica soluție pentru a arhiva documentele electronice și pentru a prelungi durata de viață a documentelor originale, pe suport de hârtie, pentru a le proteja contra degradării fizice, dispunând de copia electronică a documentului.

Astfel, proiectul presupune prezentarea-cadru a sistemului informațional ce urmează a fi utilizat de către persoane juridice de drept public și privat, pentru crearea și ținerea arhivelor electronice proprii, în vederea păstrării și gestiunii documentelor electronice supuse arhivării de scurtă durată și medie; arhivele de stat, pentru păstrarea și gestiunea documentelor electronice supuse arhivării de durată lungă și permanentă.

Totodată, se menționează că autoritățile publice, instituțiile, organizațiile și întreprinderile, care asigură evidența, păstrarea și completarea Fondului arhivistic de stat, conform prevederilor Legii nr. 880/1992, vor asigura ordonarea documentelor electronice etapizat, imediat după lansarea SI e-Arhiva, în conformitate cu procedurile stipulate în acest sens. Documentele electronice ordonate se vor transmite într-o formă consolidată către Fondul arhivistic de stat în conformitate cu termenii stabiliți în acest sens.

De menționat, că obiectivele SI e-Arhivă sunt:

• completarea fondului arhivistic cu documente electronice, care au un termen permanent de păstrare; • evidența documentelor electronice;
• asigurarea păstrării și integrității documentelor pentru perioada stabilită; crearea unei baze de date științifico-informative a documentelor primite/păstrate;
• valorificarea documentelor electronice;
• analiza stării documentelor electronice.

Cheltuielile exacte pentru elaborarea SI e-Arhiva nu pot fi stabilite cu certitudine la etapa actuală. Unele estimări aproximative pot fi efectuate prin analogie cu alte SI care au fost dezvoltate în trecut. În acest context, se precizează că suma estimativă pentru dezvoltarea și implementarea SI e-Arhiva a Estoniei a presupus cheltuieli în valoare de peste 45,6 mil. lei.