Întrebare adesea adresată de către contribuabili este: Cum se modifică contabilul-șef în sistemul „Cabinetul personal al contribuabilului” pentru prezentarea dărilor de seamă fiscale prin SIA „Declarație electronică”, dacă conducătorul persoanei juridice este persoană nerezidentă și a obținut accesul la serviciile fiscale electronice în baza codului fiscal atribuit de SFS, format din seria și numărul pașaportului străin?  

În cadrul marilor companii, adesea persoanele responsabile de circulația facturilor fiscale, dețin anumite atribuții, drepturi și restricții ce pot fi efectuate asupra documentelor contabile. Astfel, în cadrul sistemului „e-Factura” au fost dezvoltate opțiunile de restricționare a funcționalităților posibil a fi accesate de către persoanele responsabile cu drept de acces la sistem, și anume pentru utilizatorii cu rol de contabil.

La data de 16 aprilie 2021, pentru SIA „e-Factura” a fost lansată o nouă actualizare cu funcționalitățile de divizare a sistemului pe aparatul central/oficiile teritoriale/filiale ale contribuabilului, cu compartimentul în cadrul sistemului de gestionare a accesului de către utilizatorul cu rol de „Director” pentru persoanele responsabile din cadrul companiei și restricționarea vizualizării facturilor fiscale de la o subdiviziune la alta, precum și crearea posibilități de emitere a facturilor fiscale în cadrul aceleiași entități, de la o subdiviziune la alta.   Întru utilizarea funcționalului nou lansat, inițial este necesar de a crea filialele companiei în cadrul sistemului „e-Factura”, pentru ca ulterior să fie posibilă gestionarea accesului pentru persoanele responsabile întru crearea și vizualizarea facturilor fiscale pe anumită filială și nu în întregime pentru toată compania, precum și de a recepționa ulterior doar facturile fiscale destinate filialei create.

Răspunsul la această întrebare este oferit prin intermediul proiectului eData, care a fost creat  cu scopul de a prezenta informații veridice și actualizate despre persoanele juridice ce activează în cadrul legal al Republicii Moldova. Prioritatea  proiectului se axează pe furnizarea celor mai actuale date de business, precum și instrumente simple online pentru agregarea/comasarea și analiza acestora.

Unele aspecte privind regimul juridic al documentului electronic, circulația electronică a acestuia și consecințele în caz de nerespectare a prevederilor Legii nr.91 privind semnătura electronică și documentul electronic.   Documentul electronic reprezintă informaţia în formă electronică, creată, structurată, prelucrată, păstrată şi/sau transmisă prin intermediul computerului sau al altor dispozitive electronice, semnată cu semnătură electronică în conformitate cu Legea nr.91/2014, pe când semnătura electronică – date în formă electronică, care sunt ataşate la sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care sunt utilizate ca metodă de autentificare.

Sistemul informațional „Cabinetul personal al contribuabililor” a fost implementat, în prim plan, pentru a asigura procesul de obținere a accesului la serviciile fiscale electronice de către contribuabili, în mod automatizat, cu excluderea deplasărilor la ghișeele de deservire ale IP CTIF și subdiviziunile SFS. Pentru accesarea sistemului, contribuabilii parcurg etapa de autentificare prin intermediul platformei guvernamentale de autentificare și control MPass.   Implementarea unei metode unice de autentificare în cadrul SI de stat este reglementată de HG nr. 1090/2013 privind serviciul electronic guvernamental de autentificare și control al accesului (MPass)1.

În cadrul serviciilor fiscale electronice, rolurile atribuite utilizatorilor sunt „Director” și/sau „Contabil”. Adesea rolurile din cadrul sistemului sunt diferite de funcțiile persoanelor responsabile de emitere a facturilor fiscale (FF) și, după aplicarea semnăturii electronice, în compartimentele FF sunt plasate în mod automat rolurile, în cazul în care nu au fost setate corespunzător funcțiile pentru fiecare utilizator în parte.   Conform pct. 25 din Instrucțiunea privind completarea formularului tipizat de document primar cu regim special „Factura fiscală”, aprobată prin Ordinul nr. 118/2017  al Ministerului Finanțelor, în rd. 13 „Permis eliberarea” a FF se indică funcția, numele, prenumele persoanei responsabile care permite eliberarea și expedierea mărfii la adresa cumpărătorului.