Modul de înregistrare a echipamentelor de casă și de control este stabilit în Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă și de control, aprobat prin Ordinul directorului SFS nr. 632/2020. Astfel, fiscalizarea mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale (în continuare MCC/IF) este operație prin care memoria fiscală a MCC/IF devine activă (regim de funcționare a MCC/IF care asigură înregistrarea datelor fiscale în memoria fiscală și transmiterea concomitentă către sistemul informațional al SFS – regim fiscal). Fiscalizarea MCC/IF se face de către centrele de asistență tehnice pentru MCC/IF. La fiscalizează MCC/IF centrul de asistență tehnică efectuează următoarele acțiuni: a) notifică I.P. „Centrul Tehnologii Informaționale în Finanțe” privind acordarea accesului la adresa IP statică; b) verifică capacitățile funcționale și de transmitere a documentelor emise/generate de MCC/IF (bon de casă emis la fiscalizare, bon de casă/document fiscal, bon de serviciu introducere/extragere de numerar, Raport de închidere zilnică (Raport Z), Raport de verificare (Raport X)) în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” imediat după formarea acestora; c) introduce în memoria fiscală a MCC/IF numărul de înregistrare atribuit de Serviciul Fiscal de Stat, cu transmiterea în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” a bonului de casă emis de MCC/IF la fiscalizarea acesteia; d) aplică sigiliul de protecție pe carcasa MCC/IF. Fiscalizarea sistemului informatic cu sau fără dispozitive electronice destinate pentru înregistrarea operațiunilor de casă, fără imprimante fiscale (în continuare – sistemul informatic) sau a dispozitivului electronic constă în atribuirea de către subdiviziunea SFS, la înregistrarea sistemului informatic sau dispozitivului electronic a unui număr unic de identificare în Sistemul Informațional al Serviciului Fiscal de Stat (SISFS) pentru transmiterea informației la serverul SFS despre operațiunile de plată efectuate (în continuare procedura de integrare în sistemul informatic „Gateway Fiscal”/sistemul informatic valutar/ Sistemul Informațional Automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”). La fiscalizează sistemul informatic sau a dispozitivului electronic I.P. „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe” sau prestatorii serviciilor de plată: a) verifică capacitățile funcționale și de transmitere a documentelor emise/generate de sistemul informatic (document fiscal emis la fiscalizare, bon de casă/document fiscal, bon de serviciu introducere/extragere de numerar, Raport de închidere zilnică (Raport Z), Raport de verificare (Raport X)) în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” imediat după formarea acestora; b) introduce în sistemul informatic şi/sau dispozitivul electronic numărul de înregistrare atribuit de SFS, cu transmiterea în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” a documentului fiscal emis de sistemul informatic la fiscalizarea acestuia. Contribuabilul va înregistra sistemului informatic cu sau fără dispozitive electronice destinate pentru înregistrarea operațiunilor de casă, fără imprimante fiscale, pentru fiecare unitate structurală aparte. Menționăm că Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă și de control pentru efectuarea decontărilor în numerar și/sau prin alt instrument de plată, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019, definește unitate structurală – unitate de afaceri din cadrul contribuabilului, staționară și/sau mobilă.

Cadrul normativ cu privire la obligativitatea instalării terminalelor de plată fără numerar este reglementat prin Legea nr. 845/1992, cu privire la antreprenoriat și întreprinderi. Potrivit art. 71 din Legea menționată, agenţii economici (cu excepţia asociaţiilor de economii şi împrumut şi organizaţiilor de creditare nebancară) sunt obligaţi, în termen de până la 1 iulie a anului imediat următor, să instaleze terminale de plată fără numerar ale băncilor comerciale şi/sau societăţilor de plată licenţiate de Banca Naţională a Moldovei şi să asigure posibilitatea de achitare a plăţilor prin intermediul acestora în subdiviziunile (cu excepţia reţelelor de comerţ ambulant) în care, pe parcursul anului calendaristic precedent, veniturile din vânzări cu ridicata şi/sau cu amănuntul şi/sau din prestarea de servicii prin intermediul echipamentelor de casă şi control au depăşit suma de 500 000 de lei. Agenţii economici nu sunt obligaţi să instaleze terminale de plată fără numerar până la 1 iulie a anului imediat următor, inclusiv în subdiviziunile în care, în aceeaşi perioadă, veniturile din vânzări cu ridicata şi/sau cu amănuntul şi/sau din prestarea de servicii prin intermediul echipamentelor de casă şi control au depăşit suma de 500000 de lei, în cazul în care: – în subdiviziunile respective achitarea plăţilor a fost efectuată exclusiv fără numerar, cu excepţia celor efectuate de băncile comerciale; – subdiviziunile respective sunt amplasate în sate (comune), cu excepţia celor aflate în componenţa municipiilor şi a oraşelor. Reieșind din cele menționate, în cazul în care agentul economic a înregistrat în anul curent venituri din vânzări cu ridicata şi/sau cu amănuntul şi/sau din prestarea de servicii prin intermediul echipamentelor de casă şi control mai mici decât suma de 500000 de lei în subdiviziunea respectivă, acesta are dreptul în anul următor, să refuze utilizarea terminalului de plată fără numerar instalat anterior.

În conformitate cu pct. 35 subpct. 2) al Regulamentului (Anexa nr. 3 la Hotărîrea Guvernului nr. 141/2019), se consideră că operaţiunea economică nu este înregistrată în MCC dacă se emite bonul de casă de o valoare ce nu corespunde sumei real achitate. Dacă utilizatorul MCC constată că este emis un bon de casă de o valoare mai mare decât suma real achitată, el va înregistra din nou operaţiunea emiţând bonul de casă corect. La sfârşitul perioadei de gestiune (conform programului de lucru) se emite raportul de închidere zilnică (Raportul Z) şi se efectuează înscrierea datelor respective în Registrul MCC/IF. Bonul de casă „eronat” şi explicaţiile respective se prezintă conducerii, în baza căruia se va corecta în Registrul MCC/IF înscrierea efectuată în baza Raportului Z. Pentru aceasta în Registrul MCC/IF se taie cu o linie înscrierea greşită, astfel ca înscrierea să poată fi citită. Urmează înscrierea nouă (Nr. raportului de închidere zilnică/Data raportului de închidere zilnică [subrândul 1/subrândul 2] al coloanei 2 nu se corectează, se transcriu valorile din înscrierea precedentă) care corespunde corectării efectuate şi se confirmă prin semnătura persoanei abilitate, indicându-se şi data corectării. La sfârşitul anului calendaristic serviciul contabil va întocmi o Notă explicativă cu privire la corectările efectuate pe parcursul anului de gestiune, pentru fiecare din maşinile de casă şi de control utilizate de entitate, în care se stipulează rulajele mijloacelor băneşti înregistrate în maşina de casă şi de control concretă şi cele înscrise în Registrul MCC/IF respectiv, ţinând cont de corectările efectuate (în perioadă 1 ianuarie - 31 decembrie). Un exemplar al Notei explicative se păstrează în Registrul MCC/IF respectiv. În cazul emiterii unui bon de casă de o valoare mai mică decât suma real achitată, el va înregistra un bon de casă suplimentar cu valoarea diferenței.

Mașina de casă și de control/imprimanta fiscală se consideră sigilată dacă sigiliile sunt aplicate în locurile stabilite, sunt valide, nedeteriorate și elementele de identificare ale sigiliilor corespund celor consemnate în Registrul asistență tehnică. Potrivit pct. 66 din Regulamentul cu privire la modul de evidenţă şi sigilare a echipamentelor de casă şi de control MCC/IF, aprobat prin Ordinul SFS nr. 632/2020, sigilarea MCC/IF se efectuează de către furnizor/centrul de asistență tehnică prin aplicarea sigiliilor furnizorului pe carcasa MCC/IF atât în locurile prevăzute pentru aplicarea sigiliului furnizorului, cât și în locurile prevăzute pentru aplicarea sigiliului fiscal.

Actele normative care reglementează efectuarea operaţiunilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova sunt: Legea nr.845-XII din 03.01.1992 cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi. Legea nr.62-XVI din 21.03.2008 privind reglementarea valutară. Hotărîrea Guvernului nr.141 din 27.02.2019 cu privire la aplicarea echipamentelor de casă şi de control la efectuarea decontărilor. Hotărîrea Băncii Naţionale nr.157 din 01.08.2013 cu privire la aprobarea, modificarea, completarea şi abrogarea unor acte normative ale Băncii Naţionale a Moldovei

Cadrul normativ de bază, principiile și cerințele generale și mecanismul de reglementare în domeniul contabilității și raportării financiare în Republica Moldova este stabilit prin Legea contabilităţii şi raportării financiare nr. 287/2017 (în continuare – Lege), iar în instituțiile bugetare prin Legea contabilității nr. 113/2007. Document primar reprezintă confirmarea documentară care justifică producerea faptelor economice sau care acordă dreptul de a le efectua (produce), certifică producerea unui eveniment. În conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din Lege, fapt economic reprezintă tranzacţie, operaţiune, eveniment care a modificat sau poate modifica activele, capitalul propriu, datoriile, veniturile, costurile şi/sau cheltuielile entităţii. Potrivit prevederilor art. 11 alin. (1) și (4) din Lege, faptele economice se contabilizează în temeiul documentelor primare. Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanțelor și alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea acesteia, cu respectarea prevederilor alin.(7) și (8). Suplimentar elementelor prevăzute la alin. (7), documentele primare pot conține și alte elemente, în funcție de prevederile actelor normative și necesitățile informaționale ale entității. Prin urmare, entitatea va întocmi un document primar conform prevederilor Legii. Întreprinderile nu au dreptul să țină în casele lor bani în numerar, până la sosirea termenului de efectuare a plăților. Unele restricții și sancțiuni în domeniul operațiunilor de casă sunt prevăzute în art. 10 pct. 5 din Legea nr. 845/1992. Astfel, faţă de întreprinderi, instituţii şi organizaţii, indiferent de tipul lor de proprietate şi forma de organizare juridică, care efectuează plăţi în numerar, inclusiv prin intermediul terminalului de plată în numerar (terminalului cash-in), în sumă ce depăşeşte cumulativ plafonul lunar de 100 000 de lei, în baza obligaţiilor lor financiare, încălcând modul stabilit de decontare prin virament, se aplică sancţiuni conform legislaţiei. Sancţiunile menţionate nu se aplică la efectuarea decontărilor cu cetăţenii, agenţii economici care achiziţionează produse din fitotehnie şi/sau horticultură şi/sau obiecte ale regnului vegetal de la persoanele fizice care nu desfăşoară activitate de întreprinzător, cu titularii patentelor de întreprinzător şi cu bugetul public naţional, la efectuarea decontărilor de către persoanele indicate cu bugetul public naţional, cu întreprinderile şi organizaţiile, precum şi la efectuarea decontărilor de către întreprinderile şi organizaţiile ale căror drepturi la acest capitol se reglementează în Legea nr.62/2008 privind reglementarea valutară, în actele normative ale Băncii Naţionale a Moldovei, cu excepţia cazurilor efectuării decontărilor prin intermediari. Nerespectarea cerinţelor legislaţiei referitoare la modul de ţinere a contabilităţii şi de aplicare a standardelor de contabilitate sau a normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară, elaborarea şi aplicarea politicilor contabile, neîntocmirea documentelor primare, inclusiv a documentelor primare cu regim special, precum şi nerespectarea cerinţelor de întocmire a acestora, se sancţionează cu amendă de la 25 la 50 de unităţi convenţionale aplicată persoanei cu funcţie de răspundere, cu amendă de la 50 la 75 de unităţi convenţionale aplicată persoanei juridice, potrivit art. 295 alin. (1) și (2) din Codul contravențional.

În sensul Legii nr. 166/2017 cu privire la tichetele de masă, tichetul de masă este card de plată prevăzut la art.5 pct.401 din Codul fiscal, emis de către operator în condiţiile prezentei legi, acordat de către angajator salariaţilor, pentru a fi folosit ca instrument de plată în scopul procurării de produse alimentare în unităţile comerciale/de alimentaţie publică care au încheiat un contract de prestare a serviciilor cu operatorul. În cadrul încasărilor în numerar, în toate cazurile, tichetul de masă reprezintă un instrument de plată fără numerar, așa cum este prevăzut la pct. 5 din Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă şi de control pentru efectuarea decontărilor în numerar şi/sau prin alt instrument de plată (Anexa nr. 3 la Hotărîrea Guvernului nr. 141/2019). Deci, unitatea comercială/de alimentație publică, acceptând instrumentul de plată fără numerar, înregistrează vânzările prin intermediul echipamentelor de casă și de control (ECC).