23
01 2018
529

Autoevaluarea și identificarea riscurilor în procesul de autorizare a AEO

Facilitarea comerțului și securizarea lanțului de aprovizionare internațional reprezintă o prioritate comună atât a autorităților vamale cât și agenților economici antrenați în comerțul extern. În acest scop sunt elaborate și implementate instrumente care simplifică formalitățile vamale pentru agenții economici care se conformează benevol legislației și respectă măsurile de siguranță și securitate înaintate.

Evenimentele care au avut loc la New York la 11.09.2001 și alte acte teroriste din Europa, au pus în prim plan problemele ce țin de securitate, iar acest lucru a dus, la rândul său, la introducerea termenului de ,,securitate și siguranță” în legislația vamală europeană care oferă mai multe garanţii pentru siguranţa persoanelor şi securitatea bunurilor.

Măsurile introduse pentru combaterea terorismului au avut un impact major asupra lanțului de aprovizionare, fiind înăsprite controalele vamale la frontieră, astfel fiind afectată viteza de livrare a mărfurilor. Totodată, pe fondul creşterii substanţiale a comerţului, mediul de afaceri este mereu în aşteptarea noilor concepte de facilitare a comerţului transfrontalier care se manifestă prin formalităţi vamale rapide şi eficiente, iar conceptul Agent Economic Autorizat (în continuare — AEO) fiind ca o recompensă pentru companiile care își securizează lanțul de aprovizionare internațional, oferindu-le beneficii care duc la evitarea întârzierilor în procesul internaţional de livrare a mărfurilor.

Fiind un concept bazat pe un parteneriat între vamă și companie, o atenție deosebită se acordă faptului gestionării riscurilor de către companie, care are un rol esențial datorită informațiilor de care dispun și măsurilor pe care le iau pentru securizarea lanțului lor de aprovizionare. Obiectivul principal al gestionării riscurilor este asigurarea punerii corecte în aplicare a întregii legislații și evitarea controalelor nejustificate, cu accent asupra domeniilor care prezintă cel mai mare grad de risc.

Analiza efectuată pentru determinarea riscurilor de afaceri la care este expusă compania și dacă aceste riscuri sunt acoperite de măsuri de control intern (proceduri, instrucțiuni de lucru și controale interne etc.) reprezintă o autoevaluare, care practic urmează a fi efectuată de către un grup de lucru incluzând în sine reprezentanţi din toate subdiviziunile acesteia.

În procesul de autorizare AEO, autoevaluarea se realizează până la depunerea cererii de acordare a statutului AEO, fiind parcursă o etapă de pregătire aprofundată, care în cele din urmă reprezintă cheia spre succes. Autoevaluare AEO permite solicitantului să concluzioneze privind calitatea sistemului de control intern al companiei, ca în cele din urmă să cunoască dacă este sau nu necesar să efectueze în prealabil careva schimbări (majore) în înregistrările și procedurile interne.
Pentru efectuarea unei autoevaluări corecte, se recomandă solicitanților AEO să se ghideze de Orientările AEO (TAXUD / B2 / 047/2011) (în continuare Orientările AEO) elaborate de către Direcţia Generală Impozitare şi Uniune Vamală (DG TAXUD) a Comisiei Europene, care specifică cerințele ce trebuie îndeplinite de către companie pentru acordarea autorizaţiei AEO.

Procesul de autoevaluare conține în sine 5 etape, după cum urmează:
Etapa 1 — Determinarea tipului de autorizaţie;
Etapa 2 — Colectarea informaţiei;
Etapa 3 – Determinarea zonelor de risc;
Etapa 4 – Determinarea măsurilor (suplimentare) necesare;
Etapa 5 – Aplicarea pentru acordarea statutului AEO şi menţinerea acestuia.

Etapa 1 – Determinarea tipului de autorizaţie – la această etapă compania solicitantă își determină tipul autorizației, în dependenţă de facilităţile de care doreşte să beneficieze:
• Autorizaţie AEO pentru simplificări vamale;
• Autorizaţie AEO pentru securitate şi siguranţă;
• Autorizaţie combinată simplificări vamale/securitate şi siguranţă.
Pentru a fi acordată una din autorizaţiile indicate, compania trebuie să întrunească condiţiile prevăzute de legislaţie la art. 1953 din Codul vamal al Republicii Moldova.

Etapa 2 — Colectarea informaţiei – compania urmează să colecteze informaţii bazându-se pe rolul său în lanţul de aprovizionare internaţional, şi anume:
• Stabileşte dacă acordarea autorizaţiei de către autoritatea vamală este reală, analizând condițiile de acordare a statutului AEO prevăzute de către legislația vamală;
• Înregistrează toate informaţiile colectate necesare autorizării prin crearea unui fișier în care sunt copiate instrucţiuni, regulamente, documente cât și certificări deja existente în cadrul companiei;
• Efectuează o analiză în ceea ce privește rolul companiei în lanţul de aprovizionare internațional — producător, exportator, expeditor de mărfuri, deținător de antrepozit vamal, broker vamal, importator sau transportator.
În funcție de rolul companiei în lanțul de aprovizionare, legislația vamală înaintează cerințe specifice pentru fiecare categorie enumerată.

Etapa 3 — Determinarea zonelor de risc – la această etapă compania solicitantă a statutului AEO, ghidându-se de Orientările AEO, îşi determină zonele de risc, având în vedere situațiile specifice acesteia. Astfel, în dependență de activitatea acesteia, se determină secţiunea relevantă din Orientările AEO, după care se examinează integralitatea setului de riscuri identificate și se completează lista cu eventualele riscuri, dacă este cazul, generate de situația specifică companiei. Pentru realizarea acestora, este necesar obținerea suportului conducerii companiei.

Etapa 4 — Determinarea măsurilor (suplimentare) necesare – la această etapă urmează a fi determinate măsurile (suplimentare) care trebuie implementate pentru controlul riscurilor și identificarea eventualelor riscuri neacoperite.

Pentru început, compania își evaluează riscurile și măsurile deja implementate. În acest scop compania ar trebui să dispună de o persoană sau o subdiviziune, în funcție de mărimea și complexitatea organizației, pentru efectuarea evaluării riscurilor și amenințărilor și pentru punerea în aplicare și evaluarea controalelor interne și a altor măsuri. Evaluarea riscurilor și a amenințărilor ar trebui să cuprindă toate riscurile relevante pentru statutul de AEO, luând în considerare rolul companiei în lanțul de aprovizionare și ar trebui să includă:

amenințări de securitate/siguranță în ceea ce privește locațiile și mărfurile;
— amenințări de ordin fiscal;
— fiabilitatea informațiilor referitoare la operațiunile vamale și logistica mărfurilor;
— pistă vizibilă de audit, prevenirea și detectarea fraudelor și a erorilor;
— angajamente contractuale pentru partenerii comerciali din lanțul de aprovizionare.


Evaluarea riscurilor și a amenințărilor în scopuri de securitate și de siguranță ar trebui să acopere toate locațiile relevante pentru activitățile asociate domeniului vamal desfășurate de companie.

Cele mai frecvente riscuri pot fi găsite în Anexa nr. 3 la Orientările AEO , fiind intitulată ,,Amenințări, riscuri și soluții posibile”, care oferă o listă a celor mai semnificative riscuri privind procesul de autorizare și monitorizare a AEO și, în același timp, oferă o listă cu soluțiile posibile pentru ținerea acestor riscuri sub control.

Urmare a evaluării riscurilor, compania își determină orice măsură suplimentară (unde este cazul) care trebuie implementată, după care verifică dacă măsurile și procedurile au fost puse în aplicare și funcționează în modul corespunzător pentru controlul adecvat al riscurilor relevante identificate.

Etapa 5 — Aplicarea pentru acordarea statutului AEO şi menţinerea acestuia – presupune transmiterea cererii pentru acordarea statutului AEO către Serviciul Vamal cât şi efectuarea periodică a autoevaluărilor ulterioare obţinerii statutului.

Odată ce compania a obținut statutul AEO,pentru a evita riscul de suspendare sau revocare a statutului, va realiza autoevaluări permanente cu privire la îndeplinirea în continuare a condițiilor, și în cazul unor modificări care ar putea afecta statutul urmează să notifice autoritatea vamală.

Acestea pot fi modificări ale persoanei juridice, numele sau adresa companiei, modificări ale personalului de conducere responsabil pentru chestiunile vamale enumerate în cerere, modificări ce ține de contabilitate sau sisteme informatice. O listă care cuprinde exemple de informații ce trebuie comunicate autorităților vamale pot fi găsite în Anexa nr. 4 la Orientările AEO.

Dacă Serviciul Vamal determină că aceste modificări duc la neîndeplinirea condițiilor AEO, atunci va suspenda temporar Autorizația, în timp ce compania își va efectua modificările necesare pentru a înlătura neajunsurile. În consecință, pe perioada suspendării aceasta va acționa ca non AEO, ceea ce ar conduce la modificări ale timpilor de vămuire și eliminarea simplificărilor și beneficiilor pe care le-a utilizat anterior.

Chestionarul de Autoevaluare

Un instrument important utilizat în procesul de autorizare reprezintă chestionarul de autoevaluare, pe care solicitantul îl depune în mod obligatoriu alături de cererea de acordare a statutului AEO. Chestionarul de autoevaluare completat conform modelului stabilit de către Serviciul Vamal, ajută solicitantul statutului AEO să înțeleagă mai bine ce se doreşte din partea autorităţii vamale, cerințele care trebuie îndeplinite pentru a obține statutul respectiv cât și să furnizeze Serviciului Vamal informații suplimentare față de cele prezentate în cerere despre companie și persoanele care o reprezintă.

Pe de altă parte, chestionarul, împreună cu formularul de cerere, permite Serviciului Vamal să obțină o bună imagine de ansamblu asupra solicitantului, iar acest lucru va avea drept rezultat accelerarea procesului de autorizare.

Informațiile furnizate în chestionar pot fi utilizate, de asemenea, în procesul de acordare a altor autorizații în cadrul căruia este necesar să se respecte anumite sau toate condițiile AEO, cum ar fi autorizaţia pentru procedura declaraţiei simplificate, procedura de vămuire la domiciliu sau proceduri simplificate în tranzit (statutul de destinatar/expeditor agreat, utilizarea sigiliilor proprii, utilizarea unei garanţii globale sau scutirea de garanţii; scutirea de itinerar obligatoriu).

În procesul de completare a chestionarului de autoevaluare urmează a fi antrenate toate persoanele/departamentele din cadrul companiei implicate în lanțul de aprovizionare internațional, precum departamentul vamal, logistic, contabilitate, informatic, de achiziții, de vânzări, de securitate, de calitate etc., care totodată vor fi pregătite pentru procedura de audit AEO.

La moment chestionarul de autoevaluare pus la companiilor din Republica Moldova care solicită statutul AEO este structurat în 5 Secțiuni, după cum urmează:
Secțiunea 1 – Informații despre operatorul economic
Secțiunea 2 – Controlul privind respectarea legislației
Secțiunea 3 – Sistemul de contabilitate și logistic al activității
Secțiunea 4 – Solvabilitatea financiară
Secțiunea 5 – Cerințe de securitate și siguranță.

Urmare a modificărilor efectuate la capitolul condiții de autorizare în conformitate cu Codul Vamal al UE, chestionarul de autoevaluare menționat urmează a fi supus ajustărilor în conformitate cu modificările efectuate, fiind suplinit cu o nouă secțiune care se va referi la ,,Standardele practice de competență sau calificările profesionale”.

Respectarea procedurii de autoevaluare cât și completarea corectă a chestionarului de autoevaluare accelerează procesul de autorizare AEO, astfel fiind pregătită pista pentru realizarea auditului de către autoritatea vamală în vederea obținerii statutului dat.

În concluzie, menționăm că identificarea riscurilor prin autoevaluare ajută agenții economici să-și identifice punctele slabe în propriile lanțuri de aprovizionare internaționale, acordându-le posibilitatea efectuării schimbărilor necesare în vederea îmbunătățirii propriilor sisteme și proceduri, astfel fiind înlăturate riscurile. Drept urmare, are de câștigat atât agentul economic, prin faptul că este supus unui număr redus de controale vamale, cât și autoritatea vamală, care se va concentra asupra agenților economici cu un grad sporit de risc.

Igor Iurco,
inspector superior, Secţia AEO și Proceduri Simplificate

via | Revista VAMA

0 comentarii

Doar utilizatorii înregistraţi şi autorizați au dreptul de a posta comentarii.